販売管理とは?プロセスや販売管理ソフトについて

お金とモノを管理する販売管理は、企業にとって欠かせない業務ですが、非常に管理が煩雑なためミスが起こりやかったり、管理業務が非効率になってしまったりすることがあります。逆に言えば、販売管理業務を円滑かつ正確に行うことは、非常に大きなメリットがあります。販売管理のメリットやプロセス、販売管理ソフトの導入について説明します。

販売管理とは

販売管理とは、自社の商品やサービスの販売に関する情報(お金や商品の状況・流れ)を管理することを指します。商品の入出荷や仕入れ、出荷、代金回収などの非常に幅広い業務が含まれるため、適切な管理を行うことは決して簡単なことではありません。従来、販売管理は帳票や伝票など紙ベースで行われていましたが、近年は販売管理ソフトを使用して管理するケースが増えています。

販売管理のメリット

収支の可視化

販売管理を行うことにより、収入と支出が明確になります。いつどれだけの商品が売れたのか、料金回収は済んでいるのか、部署ごとにどれだけの利益が上がっているのか、などの収支が可視化されるので、料金の徴収漏れを防いだり、新事業などの経営判断をしたりする際にも販売管理のデータを活用できます。

業務管理の効率化

営業・製造・販売の工程をシステマチックに管理することにより、いつどれだけ商品が必要か、在庫はどれだけ残っているかなどの業務管理が効率化でき、人的ミスを減らすことができます。

顧客満足度のアップ

入荷や在庫、納期などを管理することにより、顧客に対して最短かつ正確な納期を案内することが可能になります。結果として、顧客サービスの向上につながり、顧客満足のアップにつなげることができます。

販売管理のプロセス

受注管理

見積りの提示

顧客に対して商品やサービスの金額・数量・納期の見積もりを提示します。顧客からの相談や交渉によって金額や納期、数量などが変更になるケースもあります。

契約の締結

見積書に基づいて契約を締結します。商品の保証や免責事項、納期、支払いスパンなども同時に取り決めます。新規顧客との契約の場合には、同時に顧客情報の管理・登録も行います。

受注業務

顧客からの注文を受ける業務です。受注業務の流れは、注文書の受領・内容確認、受注伝票の作成、注文請書の送付といった一連の業務を行います。

詳細記事:受注管理の業務について

出荷・納品管理

出荷業務

受注伝票をもとに、売上伝票を入力して出荷指示書を作成します。この出荷指示書にもとづいて在庫管理の担当者が出荷の準備を行います。さらに、商品を取引先に納品する際には、納品書、受領書が必要となります。

納品業務

商品の納品をするとともに、納品書、受領書を取引先に渡します。内容を確認してもい、受領書へのサイン・確認印を押してもらい自社へ持ち帰ります。在庫管理の担当者は、納品書の控え・受領書をもとに売上伝票を作成します。そして、作成した売上伝票を経理担当者へ渡します。

詳細記事:出荷・納品管理の業務について

請求管理

請求業務

顧客の注文通りに商品を納品し、請求金額が確定すれば請求書を発行します。中小企業などではExcelを使用して、独自のフォーマットを用いて請求書を作成する場合もあります。請求書は社内の承認を通した後、郵送またはメールなどで送付します。

回収業務

請求を行ったら、期日までに料金を回収します。請求業務を行ったにもかかわらず、期日までに支払いが無かった場合は、取引先に督促を行う必要があります。一般的には督促状を作成して取引先に送付します。

詳細記事:請求管理の業務について

仕入管理

見積り

製造業などでは普段の仕入れ部署が購買部門に対して何をどれだけほしいかという購買依頼書を発行します。そして、購買部門は購買依頼書を元に発注先に見積書の提出を依頼します。注文先が確定していない場合には、いくつかの仕入れ候補先に見積書の提示を先に依頼してから仕入れ先を選定します。

契約の締結

発注数量や納期、支払い方法などについての取り決めを行います。契約の締結を完了させたら、次に仕入台帳を作成します。仕入台帳とは、いつ・誰が・どの商品を・いくら仕入れたのかという内容を記入していきます。

発注

契約に基づいて、発注する商品、数量、納品場所などを記載した発注書(注文書)を送付します。相手方から受領書が届いたら発注完了です。

入荷検品

商品が納品されたら検品作業を行い、仕入伝票を経理に提出します。発注書通りの商品、数量が納品されたか否か、商品に不良はないかなどのチェックを行います。仕入れに関しても買い掛けで行い、一定期間分をまとめて経費処理するのが一般的です。

支払い

仕入れ先から発行された請求書を元に支払い手続きを行います。期日までに支払いを完了し、一つひとつ出金伝票に記載してから消し込み作業を行います。出金伝票には、出金日、出金伝票、仕入先、支払い方法、仕入金額などを記載します。

詳細記事:仕入れ管理の業務について

在庫管理

受払業務

商品の在庫・数量・金額などの日々の動き(入庫・出庫)を管理します。欠品がなく、かつ過剰な在庫を持たない状態の適切な在庫を常に保つ必要があります。

実地棚卸業務

記録ミスや紛失の可能性があるため、実在庫をチェックして記録のデータと商品や数量に間違いがないかを確認します。一致しない場合には、在庫データを修正したのちにズレの原因を追究します。

購買依頼業務

資材などの購買依頼を行う業務です。日にちや曜日を決めて定期的に発注業務を行う定期発注点方式や、在庫量などに応じて発注する定量発注点方式などがあります。

詳細記事:在庫管理の業務について

販売管理ソフトとは

関わる範囲が非常に広く、煩雑な作業を伴う販売管理の一連の作業を、コンピューターを使って管理できるシステムのことを販売管理ソフトといいます。従来エクセルなどで管理していた作業をシステム化することによって、作業効率を大幅に改善することができます。販売管理ソフトを選ぶ際には、各製品の特徴を理解し、自社に合ったソフトを選ぶ必要があります。下記では、導入のメリット・注意点・選ぶポイントを説明しています。販売ソフトの導入を検討している会社のご担当者様は参考にしてみてください。

販売管理ソフト導入のメリット

事務作業の効率化

販売管理ソフトを導入していない会社は、Excelを使ってデータ管理しているケースが多いです。Excelは世間一般に普及している表計算ソフトなので使いやすく、各種関数を駆使すれば、様々な情報を連動させることも可能です。しかし販売管理全体を統合するデータベースとしては使いづらく、仕入・売上の金額や在庫数などの情報が、ファイルやシートごとに分かれている場合が多かったりします。その点販売管理ソフトでは、情報を一度入力するだけで、即時に受注から売上、在庫管理に至る全ての台帳に反映されます。今までのようにデータの参照等でファイルやシートを行ったり来たりしなくて済むため、事務作業の効率化が期待できるのです。この他、二重転記等によるミスを防げるという利点もあります。

管理が一元化され、情報共有がしやすくなる

販売管理ソフトを使用すれば販売管理業務に関わる情報を一元管理することができます。異なる部署間でも情報共有がしやすく、管理の食い違いなどによるミスを減らすことができます。また、ソフトによっては、インターネットを通じて外部からでも販売管理ソフトにログインすることができます。出張中や商談中の営業スタッフや工場で作業中のスタッフなども、リアルタイムの正確なデータを簡単にチェックできます。

過剰在庫の解消等によるコスト削減

情報がバラバラの状態だと、在庫数を正確に把握できなかったり、受注への対応が遅れる原因になったりするものです。それで実際よりも多めに商品を仕入れてしまい、過剰な在庫を抱えやすくなるという問題が起きます。一方販売管理ソフトでは常にリアルタイムで正確な在庫数が分かりますから、スピーディーに、かつ必要な量だけ仕入れることができます。無駄な在庫があると保管費がかさみますし、賞味期限などがある場合は、最悪廃棄処分しなければなりません。これらの不要なコストを抑えられるというのも、ソフト導入のメリットです。

販売データをマーケティングに活用できる

さらに販売管理ソフトには、様々なデータ分析機能が付いています。例えば、シーズンごとの売れ筋商品や各年齢層で人気の高いサービスなど、時系列や顧客属性に分けて比べることも可能です。なので販売データがソフトに蓄積されればされるほど、マーケティング資料としての価値も高まっていきます。これを販売戦略に活用しない手はありません。販売管理ソフトは、素早い消費トレンドの把握や軌道修正、より効果的なビジネス展開などにも役立てられています。

販売管理ソフト導入のデメリット

ソフトの導入・運用にコストがかかる

原則として販売管理ソフトは有料で、その金額は、ソフトの規模や種類などによって大きく異なります。一般的に販売管理のみに対応したソフトは低価格の場合が多く、生産管理や財務会計などの機能が増えると、これに比例して価格も高くなる傾向があります。なおソフトのタイプは、大まかに分けて『クラウド型』と『パッケージ型』の2つ。クラウド型はインターネットを経由してサービスを提供し、パッケージ型は、自社内でシステムを構築します。通常はクラウド型の方が安価で、月々のコストは数千円から数万円くらいが相場。最近は、このクラウド型が主流になりつつあります。またパッケージ型だと会社ごとのカスタマイズが可能になる分高額になりやすく、数十万円以上かかるケースが多いです。

操作を覚えなくてはならない

販売管理に限りませんが、新しいソフトの操作を覚えて使いこなすようになるには、一定の期間が必要です。これはある程度仕方のないことですが、使い方が分かりにくかったり教習体制がいい加減だったりすると、慣れるまでに時間がかかり過ぎてしまいます。ソフトを導入することで業務が増えて現場が混乱してしまっては、本末転倒というもの。導入に当たってはユーザビリティをよく考えて選定し、かつ、担当者に丁寧にレクチャーすることが重要です。また同様の理由から、不必要に機能が多いソフトも避けるべきです。

販売管理ソフトを選ぶポイント

自社の用途に合った機能・コストのソフトか

販売管理ソフトのコストはソフトによって大きく異なります。小規模事務所向けの低価格帯のソフトから大規模事業所向けの機能重視のものまでマチマチなので、自社のニーズに合った販売管理ソフトの導入を検討しましょう。販売管理ソフトを導入したものの、予想以上にコストがかかってしまったというケースがあります。このようなことは、主にイニシャルコストについては検討したものの運用コストについての試算が正しくされていなかったことによっておこるケースが多いです。従業員数や利用する機能を踏まえて導入前に試算してから販売管理ソフトを導入しましょう。

自社の販売業務全体をカバーしていること

販売管理ソフトは、卸売業や小売業を中心に様々な業界で利用されています。業種によっては特殊な取引や変わった勘定科目などがあるので、なるべくその会社に合った使いやすいものを選ぶべきです。また機能面に関しては、販売業務の全てを、過不足なくカバーしていなければなりません。一般的には、受注・請求・出荷・棚卸・仕入・支払などの管理カテゴリーがデフォルトで必要です。導入後に不足していることに気付いても、後の祭り。別のソフトを使って二段階に管理せざるを得なくなり、本来の目的から逸れてしまいます。また、税率、得意先ごとの割引率、得意先ごとの締め日の設定など自社の販売管理状況に応じた細かな設定が可能か否かをあらかじめチェックしておきましょう。イレギュラーな対応が手軽に行えてこそ、販売管理ソフトの利便性が実感できます。

管理担当者が使いやすいこと

ソフト自体が使いにくいと、かえって事務作業が煩雑になってしまいます。また誤った使い方をして、思わぬミスを招く可能性だってあります。なのでソフトを選ぶときは、管理担当者の意見も充分に考慮する必要があります。例えば販売計画の会議に管理担当者を出席させたり、ソフト導入前に販売店舗の責任者と打ち合わせを行ったりすることで、事務方の意向を汲み取ることができます。またソフトのベンダーによっては、無料お試し期間やデモ版ソフトを設けている場合もあります。そういったサービスを上手く利用して、使い勝手を確認してみるのも良いかもしれません。

業務の変更等にもスムーズに対応できること

企業において、その扱う商品や業務内容が変わったり、拡大したりするのはよくあることです。現状の取引等だけを見てソフトを選ぶと、後々対応できなくなる可能性があります。なので、ある程度先を見越して選定するようにしましょう。またアフターフォローが充実しているベンダーであれば、急ぎで変更等を行いたい場合も安心です。もし業務の変更等が予測しにくく、都度管理システムをカスタマイズしたいのであれば、『パッケージ型』による独自のサーバーで管理するのも一考。前述のようにコスト高になるのが難点ですが、長期的なスパンで見れば、むしろ安上がりになる場合だってあります。

主な販売管理ソフトの紹介

(※サービス内容については2019年6月現在のものを記載しております。)

SmileWorks

販売管理機能を備えたクラウド型ERPで、各種帳票印刷、販売管理、仕入管理、在庫管理、継続契約登録、締め一括管理、ファームバンキングなどを備えている製品です。
ERPなので、会計データの連動も可能です。

参考価格:導入費50,000円+45,000円/10ID(月額)〜
Webサイト:https://www.smile-works.co.jp/functions/hanbai
詳細記事:販売管理ソフト「SmileWorks」について

販売管理ソフトに必要なすべての機能をクラウドで。
中小企業の販売管理業務のシステム化をサポートすることができるクラウドERPシステム。
> SmileWorks販売管理ソフトの詳細はこちら

機能1 各種帳票印刷

見積書、注文請書、納品書、領収証、売上伝票、請求明細書など取引先に提出する伝票や帳票を作成、印刷できます。承認後の自動印鑑機能も搭載していますので、社印付きデータの作成も可能です。

機能2 締め一括処理

得意先や仕入先の締日に合わせて一括で請求書や支払明細をPDF出力することができます。

機能3 ファームバンキング対応

仕入先への支払処理に使用できるインターネットバンキングデータを作成できます。これにより、窓口まで行く時間や待ち時間を削減できます。

機能4 継続契約の登録

継続契約登録を行うことで、毎月同じ売上を自動的に計上できる機能を利用できます。

機能5 案件ごとの収支管理

案件ごとの見積・受注・売上請求・入金・発注・仕入・支払の管理が可能です。

機能6 会計自動連動

販売管理機能のデータをボタンひとつで財務会計機能にクラウド上で取込み、自動で振替伝票を作成できます。

Flam

販売管理、仕入管理、在庫管理、各種帳票の作成・管理ができる製品です。一番低価格なスタンダードが月額9,300円ですので、販売管理を初めて始める場合には手の出しやすい価格でしょう。ただ、スタンダードの場合、データ容量上限が10GBのようですので、大規模会社の場合は、その上のプロフェッショナル、プレミアムを検討した方が良いかもしれません。

参考価格:導入費0円+9,300円/3アカウント〜
Webサイト:https://www.flamsv.com
詳細記事:販売管理ソフト「Flam」について

弥生販売

弥生シリーズの販売管理ソフトです。デスクトップアプリのため、製品を購入し各パソコンにインストールする必要があります。小規模法人向けの場合は、仕入管理、在庫管理はできないため、プロフェッショナルが良いです。また、3台以上の離れた拠点間で使用したい場合は「弥生販売ネットワーク」を導入することで可能になります。

参考価格:
小規模法人・個人事業主向け 39,800円〜
中小規模法人向け 77,200円〜
Webサイト:https://www.yayoi-kk.co.jp/products/dealing/index.html
詳細記事:販売管理ソフト「弥生販売」について

商奉行

奉行シリーズの販売管理ソフトです。パッケージの販売管理ソフトのため、製品を購入し各パソコンにインストールする必要があります。企業の運用に合わせた運用モデルを提案してくれるようです。

参考価格:
220,000円〜
Webサイト:https://www.obc.co.jp/bugyo/akinai
販売管理、在庫管理、貿易管理、生産管理、プロジェクト管理など
オプションで輸入管理がクラウドバージョンもあるようですので、社外でもソフトを触りたい方はこちらの方がおすすめでしょう。

参考価格:
年額 180,000円~
Webサイト:https://www.obc.co.jp/bugyo-cloud/akinai
詳細記事:販売ソフト「商奉行」について

アラジンオフィス

販売管理、在庫管理などはもちろん、オプションで輸入管理などもあります。会社ごとに必要な機能を選び、カスタマイズができるようです。

参考価格:価格は公表されていませんのでお問い合わせする必要があります。
Webサイト:https://aladdin-office.com/
詳細記事:販売管理ソフト「アラジンオフィス」について

フリーウェイ

クラウド型の販売管理ソフトです。1,000伝票の入力まで無料で利用することができるので、大変リーズナブルです。機能は「売上管理」「請求書発行」「入金伝票作成」の3つに絞られているためとてもシンプル、初心者にもわかりやすい・使いやすいのが特徴です。

参考価格:
無料版 1,000伝票まで
有料版 月額料金 2,980円
Webサイト:https://freeway-hanbai.com
詳細記事:販売管理ソフト「フリーウェイ」について

販売王

販売王は、売上・入金の入力から見積書・納品書・請求書の作成や発行など、販売管理に特化されたソフトとなります。操作が簡単にできるようにシンプルで使いやすい画面となっており、パソコン操作に慣れていない人でも気軽に扱うことができます。

参考価格:
43,200円〜
Webサイト:https://www.sorimachi.co.jp/products_gyou/spr/
詳細記事:販売管理ソフト「販売王」について

働くDB

様々な業務を一括で管理し、柔軟にカスタマイズすることができます。広告代理業、IT関連業、製造・販売業などの業界で導入されていて、導入企業は1,000社を超えています。

参考価格:
初期費用:150,000円
月額費用:60,000円〜
Webサイト:https://www.hatarakudb.jp/lp/hanbai.html

Salesforce

販売管理だけでなく、その後の作業管理まで一元化することが可能です。柔軟性・拡張性が高く、各種帳票のカスタマイズや、データの連携機能などにも優れています。

参考価格:個別に料金設定
Webサイト:https://www.comture.com/erp/erp-cloud-salesforce.html

天の蔵

販売管理だけでなく、購買管理や在庫管理まで対応しています。基本的な帳票作成・印刷の他、過去の伝票をコピーしたり、見積・受注伝票から売上伝票を作成したりすることも可能です。

参考価格:月額1,510円~(1ユーザー)
Webサイト:https://www.nvsaas.net/


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