仕入れ管理とは
仕入れ管理とは、仕入れ先から届いた商品や材料、部品などを発注データと照らし合わせて検品をおこなうなど、仕入れに関する一連の業務を管理することを指します。仕入れは、商品やお金の動きがスタートする最初の部分なので、仕入れの管理が崩れてしまうとその後の販売管理全てが崩れてしまうという点で、非常に重要な管理項目です。小売業など商品を販売する企業は、商品や部品、材料などを取引先（仕入れ先）から購入する必要があります。仕入れは適正な商品・数量・時期・価格で行われる必要があり、これらが適正に行われているか否かを管理するのが仕入れ管理です。さらに仕入れ担当者には、いかに安く商品や部品を仕入れられるか否か、必要なタイミングに間に合わせられるか否かということも求められます。そのためには、商品（部品・材料）の選定、仕入先の選定、購入方法の選定（一括で大量に買うか、必要な量を適宜購入するかなど）がポイントになります。そして仕入れの際に、仕入れ管理が適正におこなわれているか否かが、担当者がパフォーマンスを発揮できるか否かを左右します。
仕入れ管理の業務内容
見積もり依頼
初めて取引をおこなう際や、仕入れ価格や発注数量がその都度変動するときには、仕入れ業者に見積もりの提出を依頼します。取引業者選定の際には複数の業者に見積もり依頼を出して、業者選定の判断材料にしたり、価格交渉のために用いたりします。見積書を含めた提案内容を総合的に判断した結果、継続的に仕入れ先と契約をする際には購買契約を締結します。
発注業務
商品の販売によって、商品や部品の在庫補充の必要性が生じた際には発注業務をおこないます。定期的にやり取りを行ってない場合には、見積書を取らずにそのまま発注するケースもあります。発注書の送付などにより発注業務をおこなった担当者は、発注書に記載した納期通りに納入されるか否かについての納期管理をおこなう義務が生じます。継続的・日常的な仕入れ業務を除けば、発注業務は注文書を用いて書面でおこなうことが一般的です。
注文書には、以下の記載項目があります。
・発注日
・発注番号
・納入場所
・納期
・商品
・金額
入庫・検収業務
発注した商品が入庫した際には、入庫担当者が検品をおこないます。入庫担当者と発注担当者がそれぞれ別人であることは珍しいことではなく、そのような事例では担当者同士の情報共有が大切です。入荷検品をして商品の内容や数量などに違和感がなければ書類上の処理も進めていきます。仕入れ時にきちんと検品でチェックをして、その内容を書面に残し双方で確認をすることで、仕入先事業者とのトラブルになった際に備えることができます。
入庫時の業務には、以下の工程があります。
1. 発注した商品が仕入れ先から入荷します。
2. 在庫担当者は、配送業者から商品といっしょに、「納品書」「納品書控え」「受領書」を受取ります。
3. 入庫した商品が納品書通りであることを確認し（検品）、受領書にサインもしくは押印をします。
4. 納品書控えと受領書を配送業者に渡し、仕入れ先へ戻します。
5. 商品と納品書を受取ります。
6. 在庫担当者は、商品の内容（商品名、数量、品質など）をチェックし、問題がなければ検収結果報告書を作成し、購買担当に報告します。
仕入れ業務
検収の結果、受け取った商品は所有権が移動し、自社の物になります。それに伴い以下の書類上の手続きをおこないます。
1. 購買担当者は、研修の結果をもとに仕入伝票を作成します。仕入伝票は、注文書とともに経理担当者に渡します。
2. 仕入伝票を受取った経理担当者は仕訳をおこないます。仕入れの場合には買掛金になるので、在庫を増やし、仕入金額分の現金を減らす処理をおこないます。
3. 経理担当者は商品有高帳を記入し、商品の在庫状況を記録します。
支払い
最後に、取引先に対して支払い手続きをおこないます。支払業務は、以下の４つの流れでおこないます。
1. 支払い予定表の作成：経理担当者は受け取った支払い依頼書や請求書に基づいて、支払い予定表を作成します。取引先によって支払期日や支払い締めが異なるので、漏れや遅れが生じないように細心の注意が必要です。
2. 振り込み手続き：銀行で支払業務をおこないます。最近はオンライン決済で手続きする企業が大半です。
3. 取引の記帳：支払いが完了したら経理担当者は支払いの内容を出金伝票に記帳します。
出金伝票には、以下の項目を記載します。
・出金日
・伝票番号
・仕入れ先
・購入金額
・購入方法
4. 出金の消し込み：経理担当者は一連の作業が完了したら、出金リストの一覧の消し込みを進めていきます。
