請求管理の業務について

請求管理とは

請求管理とは、債権を正確に管理することです。注文書通りに商品を出荷し終えたら、請求書を発行して代金を回収します。代金回収までが完了して初めて取引の一連の流れが完了するということになります。請求・回収業務を大まかな流れは、請求書を取引先に送付した後に入金をチェックして請求書通りに支払いがされたか否かを確認する、という流れになります。伝票上どれだけ売り上げが上がっていても代金が回収できないことには利益は一切あがらないので、正確な請求管理は非常に重要です。請求漏れや回収漏れが生じると、キャッシュフロー(=現金の流れのこと。基本的には企業の手元にあるお金や金融機関の口座に入っているお金のことを指します)の悪化も招いてしまうため、適切な請求管理をおこなうことは非常に重要です。請求の方法には、締め請求と都度請求があります。

締め請求

締め請求とは、掛け取り引きの際に用いられる請求方法で、主に継続的に取引を行っている企業間取引においてよく用いられる請求方法です。一定期間における取引分(一か月分をまとめるケースが一般的)を集計してから、あらかじめ定めておいた請求日にまとめて請求書を発行します。企業間取引においては取引の頻度が多いために、締め請求の形をとった方が相手方の経費処理の際にも、自社で入金のチェックを行う際にも手間が軽減されるというメリットがあります。

都度請求

都度請求とは、1回の取引ごとに請求書を発送する請求方法です。個人顧客や新規顧客、一度きりの購入客の場合には、都度請求にて請求書を発行します。都度請求の場合には、売上伝票を記録すると同時に請求金額が確定されます。

請求書管理の業務内容

請求書の締め切り

継続的な取引において締め請求をおこなう場合、毎回あらかじめ決まった日(毎月末、毎月10日など)に請求の締めをします。前回の締めより後から今回の締めまでの期間の取引を集計します。この締めのことを「請求の締め切り」といいます。締め切りの段階で、取引先ごとに請求の内容を確定させることができます。

請求書の発行

締め切りが完了したもの都度請求分に関して、確定した請求金額を請求書(=請求明細書)として作成し相手方に送付します。請求書は、一般郵便・FAX・メール(PDF文書)のいずれかで送付するケースが一般的です。注意点としては、請求書は信書なので宅配便を使用して送ることは法律上禁止されています。また、FAXで送付した場合には、文字が不鮮明になってしまいがちであることや紛失のリスクが高いことなどから、FAX後に原本を郵送するのがマナーです。

請求書には以下の項目を記載します。

・宛名(相手方の経理処理がスムーズに進むよう、企業名だけではなく担当部署名まで記載する方が望ましい)
・自社情報(会社名、担当部署、住所、電話番号など)
・請求書番号(請求書番号を振っておくと、請求書の照合がしやすくなります)
・請求書発行日
・請求内容(商品名、単価、数量、合計金額、割引額など)
・振込先情報(金融機関名、支店名、口座種別、口座番号、口座名義)
・支払期日(支払期日は、トラブルにならないように取引前にあらかじめ互いに確認しておきます)

回収業務の流れ

入金の確認

経理担当者は、相手方からの入金額と請求額をつき合わせて入金の確認をおこないます。もし金額が一致しない場合や、期日を過ぎた請求分の入金がされていない場合には、直ちに相手方に確認しましょう。相手方が請求書を紛失している場合や手元に到着が確認されていないケースなどでは、改めて期日を設定して請求書を再発行します。相手方とどうしても連絡がつかない場合や、督促をしても応じてもらえない場合には、弁護士に依頼して内容証明で督促をするなど債権回収の準備を進めることもあります。

入金伝票の作成

相手方からの支払い内容を元に入金伝票を作成します。入金伝票には以下の項目を記載します。

・入金日
・伝票番号
・取引先
・回収方法
・入金金額

会計処理

入金伝票を作成したら、入金金額の仕訳をおこないます。具体的には、売掛金を減らして、現金(口座の預金額)を増やす処理をおこないます。会計処理によって、売掛金の回転状況をかくにんできます。

入金リストの消し込み

過去の取引と入金金額を確認し、処理の済んだものを入金リストから消し込んでいきます。この作業を「消し込み」といいます。代金の回収期間が長いケースや、期間内に同一の取引先に対して何件も請求書を発行しているようなケースでは、回収漏れが起こらないようにチェックを慎重におこなう必要があります。


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