受注管理の業務について

受注管理とは

受注管理とは、注文書の確認や連絡、納期の管理、受注伝票の作成などの商品やサービスの注文に関する一連の工程を管理することを指します。販売管理のフローチャートを見た場合、最もスタート地点に来るのが受注管理であり、正確な受注管理はリードタイムの短縮や顧客満足の向上にもつながります。受注の方法は、業界や企業によってさまざまであり、発注者によって注文書の送付方法が異なるケースもあります。従って、一連の業務が非常に煩雑になりがちであるという特徴もあります。

受注管理の業務内容

見積もり管理

新規顧客と取引をスタートする際には、必ず見積書を作成します。多くの企業では、複数の取引先候補から見積書を取得して、取引をおこなうか否かについて検討します。既存顧客に対しても、新商品・新サービスを展開するときや、継続的な受注ではなくスポット的な受注案件のケース、見積条件を見直しするケースなどにおいては、見積書を提示します。見積書の提出後、相手方から金額や納期、納品場所などについての交渉があった場合には、見積書を再提示することもあります。

見積書に記載する項目としては、以下の項目があります。

・見積もり日
・取引先企業名
・見積書番号
・納品場所
・納品予定日(納期)
・代金の支払い条件(支払方法・期日など)
・商品名
・見積金額(単価)
・特別の条件(割引キャンペーンなど)

注文書の確認や入力

顧客からの注文の受け方は企業や部署によってまちまちで、メールや電話、FAXなどが用いられます。しかし、電話で注文を受けた場合でも、注文内容を書式に入力し注文書を作成するケースが一般的です。メールやFAXで注文書を直接受領するケースもあります。注文書の受領に先立って、契約条件の作成や顧客台帳の作成を行うこともあります。契約条件には、保証やクレーム処理方法、最大取引数量、最大取引額、解約規定、期間、支払い方法、支払いスパンなどを明記します。顧客台帳には、取引先コードや、顧客名、住所、電話番号、担当者名、その他取引条件に関する詳細を記録します。

納期の確認や連絡

注文書を受領したら、取引条件との食い違いがないかと併せて在庫状況や人員体制、生産体制、配送センターの状況などを確認して納期の対応可否を確認します。欠品や人員不足などにより顧客の希望する納期に対応できないケースでは、製品や部品の仕入れ状況や工場での生産状況、他の受注状況を確認したうえで対応可能な納期の連絡をおこないます。
相手方が納期について納得し、了承した場合受注完了の状態になります。

受注伝票の作成

在庫や納期の確認が取れたら、受注の内容を社内で残すために受注伝票を作成します。基本的には注文書の内容をそのまま残すようなイメージです。企業ごとにフォーマットや記入項目が異なるので、フォーマットに従って記載します。受注伝票は自社保管用のため、相手方には送付しません。

受注伝票には、以下の項目を記載します。

・受注日
・受注番号
・納品場所
・納品予定日(納期)
・代金の決済条件
・商品名
・数量
・受注金額

注文請書の作成

注文請書(ちゅうもんうけしょ)とは、受領した注文書通りの内容で承諾したことを相手先に報告するための文書です。注文書は発注する側が作成するのに対して、注文請書は受注する側が作成します。注文請書の発行は、企業間取引を連想されるかもしれませんが、ECサイトでのネットショッピングの際などに注文内容確認メールが送付されるように、BtoCの取引でも注文請書は発行されています。注文請書は、取引成立を証明する書面という位置づけから、一定金額を超える取引の際に発行する注文請書に関しては収入印紙を貼る必要があります(1万円以上200円~)。また、収入印紙を貼る際には、割印を必ず捺印します。なお、注文請書が発行される際は注文書に収入印紙は必要ありませんが、注文請書を発行しない場合には注文書に収入印紙が必要です。

注文請書は、必ずしも作成しなければならない書類ではありませんが、注文書と注文請書を双方向で取り交わすことにより契約が成立するという考えに基づいています。また、双方向でやり取りを行うことで以下のメリットがあります。

・注文に関して発注側、受注側が互いに意思表示を明記できる
・納期や取引金額、支払い方法などについて互いに確認をすることができる
・電話や口頭で注文を受けた場合には特に、注文内容の食い違いを防ぐために重要


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