出張管理システムの機能とは?導入メリットや比較ポイントを紹介

出張管理の現状・課題

企業での出張管理については、出張する社員(出張者)、管理者、経理担当者、そして経営層がそれぞれ異なった課題を抱えています。
出張者は、交通手段や宿泊先を調べ、費用を計算し、上長に申請し、交通手段や宿泊の予約をするというプロセスに多大な時間を費やしています。旅費や宿泊費を立替える場合は金銭的負担がかかり、出張後には領収書を揃えて精算を依頼する手間もかかっています。これらの非効率は本来業務を圧迫します。
管理者には、出張申請の内容が社内規定に沿っているかのチェックに手間がかかったり、外出のために承認待ちの申請が溜まったり、出張中の社員や出張予定の社員を把握しにくかったりするといった課題があります。
経理担当者は、出張費の仮払いや精算のチェックと出金に多くの労力をかけており、出張費処理の効率化が課題となっています。
そして経営層は、会社全体での出張の実態をリアルタイムで把握したい、出張費を抑制したい、出張に関するコンプライアンスを強化したいといった課題を持っています。

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出張管理システム(BTM)の主な機能とメリット

出張管理システムの主な機能は、「手配機能」、「精算機能」、「管理機能」に大きく分類できます。それぞれの機能の概要と、それらによって得られるメリットについて説明します。

手配機能

交通手段や宿泊先の検索、予約を同一システム内で完了させる機能です。鉄道、航空、
宿泊の予約を別々のWebサイトで行うよりも、時間をかけずに手配ができます。

精算機能

出張管理システムは旅行会社が運営するものが多く、出張費をまとめて契約企業に請求する形式を利用できる場合があります。この精算方法を使用すると、出張者は出張費を立替える必要がなくなり、経理担当者は月末に出張管理システム運営会社からの請求を処理するだけでよくなります。また、出張管理システムによっては出張中の領収書を画像で取り込み、精算の手間を軽減する機能を持つものもあります。

管理機能

出張管理システムによってはワークフロー管理の機能を提供するものがあり、出張申請と承認のプロセスを同一システム内で行えます。ペーパーレス化が促進され、管理者は外出先から申請を承認することもでき、承認の遅れを避けられます。
また、手配の内容を管理者がいつでもチェックしたり、移動手段や宿泊先の料金が社内規定に合うように制限したりする機能によって、出張コストの低減やコンプライアンス強化につなげることができます。さらに、出張者などの情報を一覧表示する機能によって、会社全体での出張状況を見える化するニーズに対応します。

出張管理(BTM)システムを比較するポイント

最初に考慮すべきポイントは、出張管理システムで手配できる対象が目的に合っているかです。たとえば海外出張が多い場合、国際線チケットや海外のホテルを手配できるシステムが必要になります。
次に、出張費の一括請求を利用するかどうかが判断材料になります。立替えや仮払いの精算にかかる人件費が多く、これをカットできれば大きなコスト削減ができる場合、重要なポイントになるでしょう。
また、各部署、管理者、経営層のニーズをリストアップし、どの出張管理システムがマッチするかを調べることも必要です。システムの使いやすさもよく調べておくべき項目です。
そして、初期費用や毎月の使用料も重要です。これらのコストと、導入によって削減できるコストを比較する必要があります。出張管理システムによっては、チケットなどの実費と手配料だけを請求するもの、またはチケット料金のみで利用できるというものもあります。

おすすめの出張管理(BTM)システム

J’sNAVI NEO

J’sNAVI NEO

特徴

J’sNAVI NEOは、JTBが提供する出張管理システムで、Webブラウザから利用できます。クラウド型システムの利用と、企業内システムとしての利用を選択できます。JTBのチケット手配システムと連携し、出張時のチケット手配と経費精算を同一システムで行えます。J’sNAVI NEOでは、新幹線・航空機・ホテルなど、国内外のオンラインチケットを手配できます。法人での一括請求払いを選択できるため、出張者は旅費の立替えが不要になり、経理担当者のチェック・精算の労力が軽減されます。上長や管理者は手配状況を一覧で把握できます。また、法人向け専用の割引運賃などの優先利用により、出張経費を削減できます。社内規程をルール設定し、規程外の精算はアラート表示するなどの制御もできるので、出張者・承認者ともに規程チェックの手間を省けます。また、出張中の社員とその所在も把握できるので、災害や紛争時の危機管理にも役立ちます。出張中に発生した領収書を後日整理して精算するのは手間がかかるものですが、J’sNAVI NEOでは領収書をスマートフォンで撮影し、出張先から画像をアップロードして精算書に紐付けることもできます。精算時には、摘要項目を選択すれば勘定科目を自動で仕訳することができ、仕訳データを既存の会計システムに自動連携することも可能です。また、チケットの購買データや申請・精算データをもとにレポートを作成し、経営層の分析に役立てることができます。

料金

クラウドサービスで50ライセンス/近隣交通費精算機能を利用の場合
初期費用 30万円~
月額費用 4万円~

詳細は個別見積もり

Webサイト

https://www.jsnavineo.com/

BORDER

BORDER

特徴

BORDERは、専属の旅行代理店デスクがクラウド上にあるような感覚で、担当オペレーターとのチャットを通じて航空券やホテルなどの手配ができる出張支援サービスです。国内・国外の出張に対応し、さらにビザ取得、海外用携帯電話やモバイルルーターなどの手配も可能です。出張者は、専用のチャットを使ってBORDERのオペレーターに出張の手配を依頼します。出張者はオペレーターから推薦されたプランを選択するだけです。手配したチケットはクラウド上に保管され、いつでも取り出すことができるので紛失を避けられます。BORDERには、管理者にとってのメリットもあります。管理者はグループチャットへの参加、チャットログの閲覧、全社員の依頼状況の一覧表示などによって社員の出張状況を把握できます。会社の出張規定をBORDERに伝えておき、社内規定に沿ったプランを提案するようにもできます。また、現在出張中の社員を一覧できるため、安全管理もカバーしています。

料金

システム利用料 無料
手配料 1,000円/名・出張(税別)

1回あたりの手配は、出張者1名が出発から到着までの往復工程を指す。片道渡航の場合も同様の手配料。

Webサイト

https://border.co.jp/

マイナビBTM

マイナビBTM

特徴

マイナビBTMはホテル(国内)、航空券(国内)、新幹線(国内)、レンタカー(国内)の予約ができる、クラウド型出張管理システムです。予約画面が使いやすく設計されており、出張者は乗り換え案内アプリを使う感覚でホテル・飛行機・新幹線を一括予約できます。チケット代や宿泊費などは会社に一括請求できるため、出張者の立替え負担がなくなり、精算業務にかかっている人件費を圧縮します。出張の申請と承認のワークフローはマイナビBTMの中で完結します。旅費規定を従業員単位で設定可能できるため、個別に承認するための時間を節約し、出張費の適正化を実現します。また、部署や役職などの切り口で出張費を集計・グラフ化し、会社全体の出張費用を可視化することにより、経費の無駄を削減します。

料金

月額 49,500円(税別)~
見積りが必要

Webサイト

https://btm.mynavi.jp/service/

出張なび

出張なび

特徴

出張なびは日本旅行が提供する出張手配・管理に特化した法人向けのクラウドサービスです。「出張なび NeT-A」と「出張なび Pro」のバージョンがあり、出張なび NeT-Aは鉄道、飛行機、レンタカー、ホテルなどのオンライン予約が可能です。出張なび Proは出張なび NeT-Aの機能に加えて、日本旅行の出張手配専任オペレーターによる出張手配サービスが提供されます。出張なびではWebブラウザから東海道山陽新幹線、国内線・国際線の航空券、宿泊、レンタカーのオンライン予約ができます。代金はすべて法人宛の一括請求になるので、出張者の立替が不要になり、精算にともなう人件費もなくなります。運賃・宿泊費などには通常よりも有利な法人専用運賃を利用でき、出張費の節減が可能です。出張者は出張なび上で事前に出張申請を行い、上長・管理者は申請に対して承認・否認できるため、申請からチケット手配までが一元化され、社内業務の効率が向上します。チケットの手配後に出張者が取ったチケットの内容確認もでき、不正手配防止、出張ルールの遵守につなげることができます。出張なびの専用分析ツールを利用すると、部署ごとの出張費用や、毎月の平均出張費用、出張の多いエリアなどの多様な視点から、会社全体の出張傾向を分析・可視化できます。出張なびと他社製の基幹システムなどとの連携については、コンカー社の経費精算システム「Concur Expense」とのデータ連携が可能です。

関連記事:出張なび徹底解説!出張ナビの概要・特徴・どんな企業に便利なの?

料金

出張なび NeT-A
初期導入費用、月々の利用料ともに無料
(オプション・カスタマイズ機能については有料)

出張なび Pro
導入費用、利用料あり(問い合わせが必要)

Webサイト

https://ar-g.nta.co.jp/help/navi/hp/btm.html

AI Travel

AI Travel

特徴

AI Travelは、出張に関する手間とコストの削減に重点を置いたクラウド型の出張管理システムです。出張者は、Webブラウザから出発地、目的地、時間、人数を入力するだけで出張を手配できます。提携先交通・宿泊サービスで最安値を表示できるので、交通手段や宿泊先の選択に悩まずにすみます。出張費は会社に一括請求されるため、社員の立替えと精算の負担がなくなります。AI Travelは管理者の負担や会社の出張コストを削減する機能も提供します。出張者と旅程の一覧によって、いつ・どこで・誰が・どんな交通手段や宿泊先を利用したかが一目でわかります。実際に出張者が利用した宿泊費に加え、同日の周辺宿泊施設の宿泊費も履歴情報として蓄積しているため、宿泊費の適切さも把握できます。役職やプロジェクトに旅費交通費の上限を設定することで、予算を超過した予約もすぐにわかります。

関連記事:Al Travel徹底解説!概要や特徴、価格、どんな企業に必要なの?

料金

問い合わせが必要

Webサイト

https://aitravel.cloud/

Concur Travel

Concur Travel

特徴

Concur Travelは、経費精算・管理クラウドConcurを構成する出張管理クラウドです。Concur Travelでは、ファミリー製品であるConcur Requestとの連携により、出張の申請の時点から出張管理の全プロセスを網羅します。出張申請に対する上長の承認または却下、申請内容の変更など、申請状況のすべてを見える化します。出張者は、スマートフォンのモバイルアプリ「Concur Mobile」を使って航空券やホテルの予約から、領収書の画像アップロードによる経費の精算など、出張に関する一連の操作が可能です。フライト情報、ゲート変更などをプッシュ通知で受け取れるアプリ「TripIt Pro」も使用できます。経営層には、出張に関する支出情報をレポートで見える化します。出張費用を分析することで、費用の無駄や不正も検知可能です。さらにファミリー製品のConcur Locateを使えば、出張中の社員の所在を把握し、災害やテロなどのリスク情報をリアルタイムで共有したり、安否を確認したりすることができます

料金

見積もり依頼が必要

Webサイト

https://www.concur.co.jp/travel-booking

Racco

Racco

特徴

Raccoは楽天トラベルの法人向け総合出張予約・管理サービスで、Webブラウザから利用できます。手配が可能なのは国内ホテル、国内航空券(ANA/JAL)、海外航空券、国内レンタカーで、契約法人向け特別プランを利用可能です。料金は会社に請求されるため、社員は立替えと精算から開放されます。管理者は、出張に関するデータをRaccoの管理画面で一元的に把握できます。また、金券付きプランや食事付きプランを予約できないようにしたり、行先エリア・役職ごとに宿泊費の上限を定めたりといったコントロールができます。Raccoの管理画面にはリアルタイムに予約データが反映されるので、災害や紛争など緊急事態の発生時にも社員の動きを把握でき、リスク管理に役立てられます。

料金

初期費用 無料
月額利用料 無料

Webサイト

https://travel.rakuten.co.jp/corporation/

じゃらんコーポレートサービス

じゃらんコーポレートサービス

特徴

じゃらんコーポレートサービスは、法人専用の宿泊施設予約サービスです。現在は宿泊のみが対象で、列車・飛行機などの予約は対象外です。一般向け「じゃらん net」と同様にWebブラウザから利用できます。じゃらん netで提供している宿泊施設情報、宿泊プランのほか、通常の宿泊プランよりも得な契約企業向けプランを提供し、出張コスト削減のニーズに対応しています。じゃらんコーポレートサービスの「法人一括決済サービス」を利用すると、宿泊施設での代金の法人による後払いが可能になります。これにより出張者の立替がなくなり、精算の手間も軽減されます。じゃらんコーポレートサービスの管理画面では、社員の出張状況(予約プラン名、宿泊先のエリア、宿泊代金など)をリアルタイムで把握したり、会社全体の出張頻度や目的地、金額などを分析したりすることができます。また、管理機能では特典付きプランを選択肢に表示しない設定や、宿泊料金の上限金額の設定が可能です。じゃらんコーポレートサービスと他社製の基幹システムなどとの連携については、コンカー社の経費精算システム「Concur Expense」との連携が可能です。

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料金

初期費用 無料
ランニングコスト 無料

Webサイト

https://www.jalan.net/jalan/doc/jcs/





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