出張の多い会社で避けては通れないのが「出張手続きに関する業務」です。
出張1つ行くにしても様々な部署の連携が必要になります。
具体的には
- 出張者本人による書類作成・申請業務
- 上司などによる申請の確認・承認業務
- 総務部門による航空券の手配業務
- 経理部門による経費精算業務
など、非常に多くの部署が絡んできます。
そんな煩雑な出張手続き業務に対して
「航空券・交通手段確保の手間をカットしたい」
「少しでも安い航空券を手に入れてコストを削減したい」
「経理担当者の負担を軽くしたい」
と考える企業さんも多いのではないでしょうか？
「株式会社日本旅行」はそんな煩雑な出張業務を改善する【出張なび】というサービスを提供しています。
この記事では【出張なび】について
- 出張なびの概要
- 出張なびの特徴
- 出張なび各バージョンの説明
- どんな企業に便利か？
これらの項目で説明・解説していきます。
【出張なび】を導入すれば、出張手配・管理などの業務を簡易化することができます。
出張なびの概要
出張なびとは、株式会社日本旅行が提供する法人企業に特化した出張手配・管理サービスです。
出張なびには「出張なび NeT-A」「出張なび Pro」の2種類があり、それぞれ異なった特徴があります。（下記で詳しく説明）
どちらもオンラインで電車、新幹線、飛行機、レンタカー、ホテルなどの予約が可能です。
出張なびを利用すると、旅費はすべて法人宛の請求となり、経費精算に伴う負担も削減できます。またホテルや交通料金なども、法人専用運賃で購入可能なので旅費のコストをカットすることができます。
さらに、出張申請から承認・否認、航空券手配までが専用画面にて一元管理できるので、出張業務のワークフロー改善にも繋がります。
出張なびの特徴
ここでは【出張なび】の特徴について詳しく説明していきます。
24時間オンラインで利用可能
【出張なび】はインターネットを介して、24時間いつでもPCやスマホから
- 新幹線
- 国内外の航空券
- ホテル
- レンタカー
のオンライン予約を可能にしています。
「出張の予定が見えない」
「急遽出張が決まった」という方にはありがたいサービスです。
チケットレス
【出張なび】のオンライン予約サービスは、チケットレスなので航空券、宿泊券を受け取る必要がありません。（※一部、チケット受取が必要なサービスあり）
チケットレスにすることで、急な出張・予約に対応することができます。
また、チケット受取の手間を一つカットできるので、その分出張準備に時間を当てることができます。
専用運賃
【出張なび】は法人専用運賃を利用することができます。
具体的には
- 新幹線
- 国内外の航空券
- ホテル
- レンタカー
これらを法人専用価格で購入できます。
通常購入よりも割安なので、会社の出張コスト削減に繋がります。
それぞれどのような割引なのか、詳しく説明していきます。
新幹線・特急
新幹線の割引については以下の通りです。
＜エクスプレス予約＞
（１）東海道・山陽新幹線「エクスプレス予約」が利用可能です。
（２）「EX-ICサービス」でお得な運賃・料金、且つチケットレスで乗車できます。
＜e5489コーポレートサービス＞
（３）山陽・九州新幹線、北陸新幹線とJR西日本、JR四国、JR九州エリアの特急列車などの予約・変更・取消が可能です。
飛行機
飛行機の割引については以下の通りです。
(1) 日本航空、全日空、スターフライヤー、スカイマーク、AIRDOの法人様用WEBサービスが利用可能です。
(2) 普通運賃よりお得で変更・取消手数料のかからない「法人専用運賃」が利用可能です。
(3) 一般のインターネット予約とは異なり、搭乗精算（ご利用頂いた分のみを精算）です。
宿泊
宿泊施設の割引については以下の通りです。
(1) 「じゃらんコーポレートサービス」「ベストリザーブ・宿ぷらざ」を利用可能です。
(2) お支払い方法は企業一括払い・現地払いで選択可能です。
レンタカー
レンタカーの割引については以下の通りです。
(1) 全国均一の法人専用価格を利用可能です。（オリックスレンタカー）
(2) 全国948拠点、保有台数61,000台で空港、新幹線駅に店舗多数。
専用オペレーターによるチケット手配
こちらは出張なび Pro限定の機能ですが、オンライン予約不可な国内外の航空券などを、日本旅行の出張手配専任オペレータが代わりに手配してくれます。
「オンラインでポチポチ入力するのがめんどくさい！」
という方にはありがたい機能になります。
一括請求
出張なびでオンライン予約したチケット・ホテル等の料金はすべて法人宛の一括請求となっています。
そのため、出張に行く社員が一時的に立て替える、ということが不要になります。
データ連携
出張なびは経費精算システムで大手の「コンカー」とデータ連携しています。
出張なびを利用して購入したチケット情報を、「コンカー」の経費精算システム「Concur Expense」とデータ連携し、出張者の経費精算作業の手間をカットできます。
また金額の情報以外にも現地で利用したサービス、交通機関の発着地情報などの情報も連携できるため、ガバナンス強化の面でも役に立ちます。
バージョン
【出張なびの概要】でも記述した通り、出張なびには「出張なびNet-A」「出張なびPro」という2種類のバージョンがあります。
それぞれバージョンごとの機能に特徴があるので、1つ1つご説明していきます。
出張なび Net-A
出張なびNeT-Aは主に日本国内の交通手段・ホテルなどのオンライン予約ができるバージョンです。また、出張なび NeT-Aは、オンライン完結型となり、出張なびProについている日本旅行専任オペレータによるチケット手配サービスは付帯していません。
主な機能
- JRオンライン予約サービス（エクスプレス予約・e5489コーポレートサービス）
- 国内航空券オンライン予約
- レンタカーのオンライン予約
- 国内宿泊オンライン予約
- 海外航空券オンライン予約
- 海外宿泊オンライン予約
- 法人内ポータルサイトからのシングルサインオン機能（※カスタマイズ）
- 実績レポート出力
- 代理者による出張予約
- 事前申請承認機能（※オプション）
- 手配内容確認機能
- 管理項目設定（ユーザー任意）（※オプション）
- NT-Alert（危機管理システム）連携（※オプション）
- 他システムとの連携（※カスタマイズ）
価格
出張なび NeT-Aの価格に関してはなんと
- 初期導入費用
- 月々の利用料無料
でご利用いただけます。（※ただしオプション・カスタマイズ機能は有料）
「出張業務コストを削減したい」
「出張業務改善サービスを利用したいけど、予算が足りない」
という企業さんには大変おすすめです！
出張なびPro
出張なびには出張なびProというバージョンも用意されており、有料プランとなっています。しかし、出張なびNet-Aよりも機能が充実しています。
出張なびNet-Aとの違いを詳しく見ていきましょう。
出張なび Net-Aとの違い
出張なび Proは出張なび NeT-Aの機能にプラスして、日本旅行の専任オペレーターによるチケット手配サービスが提供されます。また【管理項目設定】という機能もデフォルトでついています。
価格も異なり、無料である出張なびNet-Aに対して、出張なびProは有料になります。
価格について、下記で詳しくご紹介していきます。
価格
出張なび Pro及び出張なび Advanceには
- 初期導入費用
- 月々利用料
が掛かってきます。
詳細の料金につきましては、出張なびの公式HPから資料請求が必要になってきます。
どんな企業に便利か？
では、どんな企業に【出張なび】を導入するべきなのでしょうか？
詳しく解説していきます。
出張コストを削減したい企業
従来であれば出張に行く際、通常購入と同様の料金が掛かっていました。
しかし、出張なびを利用すれば新幹線代やホテルなど、すべて法人専用価格で購入することができます。
また出張先ルートに合わせた最安値価格も提示されるため、出張コストの削減が可能です。
出張手配業務を減らしたい企業
冒頭でも述べましたが、出張手配業務には様々な部署が密接に関わっています。
- 出張者本人による書類作成・申請業務
- 上司などによる申請の確認・承認業務
- 総務部門による航空券の手配業務
- 経理部門による経費精算業務
など、1度出張に行くためにはこれからの煩雑な作業をしなければなりません。
出張なびを利用すれば、航空券、ホテルの予約から、上司への出張申請・承認、経費の精算登録まで、すべて一元管理することができますし、出張なびが代わりに行ってくれます。
結果、各部署の負担が小さくなり出張手配業務にかかる工数が大幅に減ります。
出張状況を正確に管理したい企業
各出張者の出張状況を正確に管理できていない企業も多いのではないでしょうか？
例えば
「誰がどこにいて」
「どのプロジェクトに関わっていて」
「どのくらいの旅費規定に基づいているのか」
など、出張者すべての情報を正確に把握するのは難しいですよね。
しかし、出張なびの専用分析ツールを導入すれば、各部署・各出張者・各プロジェクトごとに掛かっている出張費用や、毎月の平均出張経費などを可視化することができます。
これにより、規定旅費を超過している部署や社員が一目瞭然になるので、会社全体のコンプライアンス向上、コスト削減に繋がります。
