営業の仕事で避けては通れないのが国内外の「出張業務」です。
出張1つ行くにしても様々な部署が密接に関わってきます。
具体的には
- 出張に行く社員本人
- 出張の稟議書を承認する課長・部長
- 航空券チケットを手配する総務部門
- 仮払いなどの経費精算を行う経理部門
- 製品チェックなどを行う開発部門
など、非常に多くの部署が関わりますし、関わり方も会社ごとに異なります。
稟議書など出張に行くために申請する書類も多く、また会社の旅費規約を守ってホテルや交通手段を調べなければいけないので手間も時間もかかります。
さらに経理部門にとっては、出張に行った社員からの領収書などを確認し、出張の内容と領収書の金額が合っているのかを照合する必要もあり、とても大変な作業になります。
そして出張前にお金を立て替える「仮払い」制度などがあると、作業がさらに複雑化して効率的ではなくなります。
そこで、出張に関わる業務に対して
「もっと効率的な方法はないだろうか」
と考える企業さんも少なくないのではないでしょうか？
株式会社Al Travelは、そんな複雑な出張手配業務を効率化するためのツール「Al Travel」を提供しています。
そこでこの記事では以下の項目で「Al Travel」について詳しく説明・解説していきます。
- AI Travelの概要
- AI Traveの特徴
- AI Traveの価格
- どんな企業に便利か？
【Al Travel】を導入すれば企業の「出張業務の手間削減」「コスト削減」につながるので大変おすすめです。
AI Travelの概要
ここではAl Travelの主なサービス内容を説明していきます。
【Al Travel】に出張用件を入力すれば、1人〜複数人に合わせた最適な交通手段（飛行機・新幹線・電車など）と宿泊施設をまとめて1度で手配することができます。
もちろん、海外への出張にも対応しているので、海外への出張が多い部門の方などもご利用しやすくなっております。
また、従来であれば様々な書類を処理しなければならない経理部門に対して、専用の管理画面が用意されています。
この専用の管理画面から、リアルタイムで出張の申請から現在の出張状況、出張終わりの煩わしい金額精算まで、すべてのデータが一目瞭然になるため、結果的に企業の出張管理業務の人件費・コスト削減につなげることができます。
AI Traveの特徴
ここでは【Al Travel】に関しての詳しい特徴をご説明していきます。
データの一元管理
【Al Travel】は出張データの一元管理を行うことができます。
具体的には、経理・総務部門などの担当者が専用の管理画面から
- 出張の予約データ
- 現在の出張状況
- 出張後の経費計算
などが確認できるサービスです。
また、平社員と役職のある社員、プロジェクトごとに異なる旅費の設定もできるので、規程旅費を超えている社員を一目で把握することができます。
出張手配の簡易化
【Al Travel】を利用すれば出張手配を簡易化することができます。
ある調査によれば、出張手配に関する業務は、書類申請・承認や経費精算などすべて合わせて1件あたり約2〜3時間程度と言われています。
しかし「AI Travel」を導入すれば、この出張手配業務の時間を大幅に短縮できます。
出張者は出張の旅程を一度入力するだけで
- 出張先までの旅程を一括で検索可能
- 旅程に該当する出張パックを検索可能
- 自由に旅程を組み替え可能
以上のことができますので、従来の出張手配と比較すると何倍も簡易化されています。
交通手段や宿泊先の検索・予約機能
【Al Travel】を利用すれば、出張先までの交通手段や出張先のホテルなどを一括で検索・予約することができます。
業務出張が多い会社の社員は、全国複数のエリアを飛び回っており、いちいちホテルや交通手段を予約するのが煩わしい、という問題を抱えているかと思います。
AI Travelはこういった煩雑な予約プロセスを、たった1回の検索で解決しています。
1回検索し、出張先に適切なパックがあればそのまま予約することができます。
また、経費申請も不要なので経理部や総務部の作業の手間を大幅にカットすることができます。
旅程・履歴確認
【Al Travel】は専用画面からいつでも出張旅程・履歴の確認ができます。
- 出張の交通ルート
- 出張者が利用したホテルの費用
- 同日の宿泊施設の宿泊費相場
これらの情報を履歴(マーケットログ)として保存できるので、出張者の宿泊費用が会社の規定内の価格だったか、ということも一目瞭然になります。
ワークフロー機能
【Al Travel】にはワークフロー機能もついています。
「ワークフロー」とは1つの業務に関わる一連の流れのことを意味します。
具体的には
- 誰が企画し
- 誰がスタートし
- 誰が判断や処理をし
- 誰が完了させるのか
という流れのことを指します。
Al Travelは出張時に必要なワークフローをAl Travel内ですべて完結できます。(申請・承認など)
出張に行く社員は、出張先に合わせた旅程を選び、社内管理番号(稟議書番号)やプロジェクト名を設定します。
すると、出張予約作業と社内での出張申請が同時に進行し、管理者である上司などが申請の承認を行うことで、出張の予約が完了します。
自動グラフ・表作成機能
Al Travelでは出張毎にかかった経費を自動でグラフや表にまとめてくれます。
これにより
- 部署別
- 課別
- 社員別
- プロジェクト別
など、多様な項目別で出張にかかった経費を一目で把握することができます。
いつも経費精算の際、頭を悩ませていた経理部門にとっては大変ありがたい機能です。
一覧表示で管理
【Al Travel】は出張者が入力した出張先・交通手段・宿泊先を一覧表示で管理できます。
また、会社の旅費規程を超過する場合は「旅費規程チェッカー」であらかじめ通知することが可能です。
この機能があることで、経理担当者が出張毎に「規定に基づいている金額なのか」と確認する手間を省くことができます。
AI Traveの価格
ここでは【Al Travel】の価格について詳しくご説明していきます。
取扱い料金
国内旅行
宿泊機関の手配する場合 費用の20％以内（下限1,000円） 1名1件1手配につき
旅行契約成立後、お客様のお申し出により、旅行を中止される場合でも、取扱料金を収受いたします。
運送機関等を手配する場合 費用の20％以内（下限1,000円） 1名1件1手配につき
航空券を手配する場合 費用の20％以内（下限1,000円） 1名1件1手配につき
会議室等の施設を手配する場合/費用の20％以内（下限1,000円） 1名1件1手配につき
宿泊機関と運送機関・航空券等を複合手配する場合 費用の20％以内（下限2,000円）1名1件1手配につき
海外旅行
宿泊機関の手配する場合 費用の20％以内（下限1,000円） 1名1件1手配につき
旅行契約成立後、お客様のお申し出により、旅行を中止される場合でも、取扱料金を収受いたします。
運送機関等を手配する場合 費用の20％以内（下限1,000円） 1名1件1手配につき
航空券を手配する場合 費用の20％以内（下限1,000円） 1名1件1手配につき
変更手続料金
国内旅行
宿泊機関の手配する場合 費用の20％以内（下限1,000円） 1名1件1手配につき
運送機関等を手配する場合 費用の20％以内（下限1,000円） 1名1件1手配につき
航空券を手配する場合 費用の20％以内（下限1,000円） 1名1件1手配につき
会議室等の施設を手配する場合 費用の20％以内（下限1,000円） 1名1件1手配につき
宿泊機関と運送機関・航空券等を複合手配する場合 費用の20％以内（下限2,000円） 1名1件1手配につき
海外旅行
宿泊期間の予約変更 変更に要した費用の20％以内（下限1,000円）1名1件1手配につき
運送機関等の予約変更 変更に要した費用の20％以内（下限1,000円）1名1件1手配につき
航空券の変更 変更に要した費用の20％以内（下限1,000円）1名1件1手配につき
取消手続料金
国内旅行
宿泊機関の手配する場合 費用の20％以内（下限1,000円） 1名1件1手配につき
運送機関等を手配する場合 費用の20％以内（下限1,000円） 1名1件1手配につき
航空券を手配する場合 費用の20％以内（下限1,000円） 1名1件1手配につき
会議室等の施設を手配する場合 費用の20％以内（下限1,000円） 1名1件1手配につき
宿泊機関と運送機関・航空券等を複合手配する場合 費用の20％以内（下限2,000円） 1名1件1手配につき
海外旅行
宿泊期間の取消・払戻 取消に要した費用の20％以内（下限1,000円） 1名1件1手配につき
運送機関等の取消・払戻 取消に要した費用の20％以内（下限1,000円） 1名1件1手配につき
航空券の取消・払戻 取消に要した費用の20％以内（下限1,000円） 1名1件1手配につき
通信連絡料金
国内旅行
お客さまのご依頼により緊急に現地手配・取消・変更等のため通信連絡を行った場合 1,000円 1名1件1手配につき
海外旅行
お客さまのご依頼により緊急に現地手配・取消・変更等のため通信連絡を行った場合 1,000円 1名1件1手配につき
どんな企業に便利か？
この項目では、どんな企業が【Al Travel】を利用すべきなのか、ご紹介していきますね。
Al Travelは基本的にどの企業にも利便性を発揮できますが、特に相性の良い企業は以下のような会社です。
- 国内外の業務出張が多い企業
- これから事業拡大にあたり、業務出張が増える企業
- 出張業務のワークフローが見えない企業
- 業務出張の経費精算を正確に行い、コストを削減したい企業
- 「誰が」「どこに」いるのかが把握できてない企業
以上の特徴に当てはまる企業さんは、ぜひAl Travelの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
