受付システムとは?受付業務を改善する機能や導入のメリットを紹介、おすすめのサービスも比較!

受付システムとは

受付では従来その場に人が立って来訪者対応、もしくは内線電話で取次ぎなどをしていました。しかし受付システムを使えばこうした業務をなくすことができますので、受付業務を効率化することができます。わざわざ来訪のたびに従業員が対応する必要はなくなり、受付は無人化されます。さらに来客情報を管理できるようにもなり、受付以外の面でも役立てることができます。

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受付システムの主な機能

来客予約・受付

受付システムにはその場で受付を行う機能はもちろん、事前に予約ができる機能が搭載されているものもあります。予約確定時にQRコードを発行し、受付をQRコードでできるものや音声認識で入力ができるものなど、様々なバリエーションがあります。
iPadなどの端末を配置する場合やロボットを置いて対応できるものもあり、アプリとしてインストールできるタイプであれば省スペースにも役立ちます。さらにその場合には専用の機器を必要としないため別途機器を購入する必要がなくコストを抑えられます。

入退場記録

入退場の記録ができるようになっている製品もあり、セキュリティ対策にも効果が期待できます。受付が完了した際に入館証を発行できる機能などもあり、状況に応じて有効活用することができるでしょう。

来客通知

ロボット対応や端末での画面操作だけでは不十分なこともあります。そうした場合に担当者を呼べる機能が備わっており、来訪があったことを知らせる機能を備えているものもあります。通知にはチャットを用い従業員のスマホやPCから確認できるようにしているケースや、自社アプリに通知がいくようにカスタマイズできるケースなどがあります。

来客・社員データ登録

受付を行うと同時に来客データを保存し、システム上で一元管理できるようにします。そうすることで、どのお客様が何度訪れ、いつ来たのかなど、様々な情報を自動的に収集できるようになり、受付業務以外の面でも活用することができるようになります。また社員データを登録することで入退場記録に使うことなども可能で、蓄積されたデータから担当者を検索できるような機能などもあります。

受付システムを導入するメリット

受付を無人化できる

受付担当者を置く必要がなくなり、従来担当者が行っていた業務は受付システムが代わりに行います。そのため人件費を削減できるなどのメリットがもたらされます。無人化されるため内線電話の工事やそのためのコストも必要なくなります。すでに人を配置せず内線だけで対応している企業であっても、電話のたびに作業を中断しなければならないなどのデメリットがあります。これがメールやチャットでの通知に変わることで内線対応による作業効率の低下を防ぐこともできます。

来訪者情報の管理がしやすくなる

受付システムではクラウド上に受付した情報を管理するタイプが多く、情報収集から登録が自動でできることも大きなメリットです。受付対応だけでなく、来客情報の管理面でも手間を省くことができます。
このことは内部的なメリットだけでなく、来訪者の予約情報・入退出時間等をまとめて管理できることで予約ミスが防止されるなど来訪者側にとってもメリットがあることと言えます。

セキュリティ対策になる

来訪に関する多くの情報が一括で管理されることはセキュリティ面においてもメリットがあります。受付システムがあれば直接顔を合わす前に来客情報を入力してもらうことができ、いきなりアポイントがない人と顔を合わすことを避けることもできます。顔認証機能を搭載したシステムであれば、あらかじめ顔を見ることができ、安心して対応することができるようになります。
入退室管理をすることでもセキュリティ対策はできますし、システム上で予約をした者のみと会うようにしておくと飛び込みでやってきた営業への対策にもなります。

関連記事:受付システムでここまで変わる!受付システムを導入した企業の成功事例6選

受付システムを比較するポイント

コスト

初期費用がかかることや、機器の設置に高額な費用がかかることがあります。これに対しiPadなどのタブレットにアプリをインストールする形で利用ができれば低コストで導入することができるでしょう。一方で機能面に差が出てくることもありますので、コストと機能面とのバランスを考慮しながら製品の比較をしていかなければなりません。搭載されている機能数によって料金プランが細かくわかれていることもあります。

規模に合った機能

会社の規模や来客数の多さによって必要な機能も変わってきます。高機能で豊富な機能数があればどんな場合にも対応ができるようにはなりますが、コストが高くなってくることや、必要以上の機能性が備わっていることで操作が難しくなってしまうなどの難点もあります。多くの社員を登録する場合には検索が簡単にできるような機能があるかどうか、管理者が複数設定できるかどうかなども確認しておきましょう。
来客時に通知をしてくれる機能もよくありますが、チャットやメールなど、どのツールで通知が来るように設定できるのか、自社ですでに導入しているツールがあればそのツールどの連携が可能かどうかも比較するようにしましょう。

設置場所等

受付システムをタブレット型で導入するのか、またはロボットを配置するのか、選択肢はいくつかあります。コスト面で検討することも大切ですが、設置場所がどれほど確保できるのかといった点も考慮しなければなりません。また受付は会社の顔とも呼ばれますので、ロボットを置くのかタブレットを置くのかによって与えるイメージも変わってきます。どのような印象を持ってほしいのか、という点からも導入形態を検討し、各製品でどの形態に対応しているのか比較する必要があります。

操作性

受付システムを操作するのは従業員だけではありません。そのため自社がどのようなユーザー層をかかえているのか把握し、操作しやすい製品を選ぶようにしましょう。操作が複雑だとかえって受付の効率が落ちてしまうこともあります。

セキュリティ

受付システムでは種々の情報を入力することになります。このことによって色んな便利な機能が利用でき、多くのメリットが得られています。しかし情報が漏洩してしまうような事態が起こるとそれだけ被害も大きくなってしまいます。そのためセキュリティ面で安心できる製品を選ぶ必要があります。またサーバーが落ちたときにどのような対応をしてくれるのかもチェックしておくべきです。

おすすめの受付システム

ACALL

 ACALL

特徴

「ACALL」ではタブレットやスマホのアプリ、IoT、様々なシステムとシームレスに連携させることでオフィス内のさまざまなモノや人を繋ぎます。入退館や受付の管理、会議室の予約、窓口案内など、様々な場面で活用できます。会社の成長や変化にも柔軟に適応、会社の文化と馴染むオフィスにすることができ、ストレスフリーな職場を実現します。

料金

Basic:0円
Pro:月額300円
※1人あたり
Unlimited:要お問い合わせ

Webサイト

https://www.acall.jp/

MOT/Phone受付システム

MOT/Phone受付システム

特徴

「MOT/Phone受付システム」は、iPadで受付ができるようにするシステムで、内線電話の代わりにスマホに電話が入るようにできます。そのためオフィス用に固定の電話を設置する必要がなく、コストや柔軟性に優れています。タブレットを置くだけで受付ができるようになるためエントランスをスマートに見せることもできるでしょう。

料金

要お問い合わせ

Webサイト

https://www.mot-net.com/option/reception

RECEPTIONIST

 RECEPTIONIST

特徴

「RECEPTIONIST」は、来客取次時間をなくすための多くの機能を実装したクラウド受付システムです。受付システム部門におけるお客様満足度が第1位で、多くの企業に導入実績を持っています。ビジネスチャットやスマホアプリを使って直接担当者を呼び出すことができるため受付に電話を置く必要はなくなります。

料金

スタンダードプラン:月額5,000円(50人毎)
※10名以下無料
エンタープライズ:月額10,000円(50人毎)
プレミアム:要お問い合わせ

Webサイト

https://receptionist.jp/

Smart at reception

 Smart at reception

特徴

「Smart at reception」は、AI機能を搭載したiPad受付システムです。通知方法に内線電話のほかメールやチャットツールを選択することもでき、QRコードを使ったスムーズな受付を行うことも可能となります。オプションでSmart at robo for Pepperと連携させることもできます。この場合、Pepperが名前を呼んでお出迎えしてもらえるなど、無人受付でも良い印象を与えることができるようになります。

料金

Light:月額5,000円+初期費用500,000円〜
Standard:月額20,000円+初期費用0円~
※受付iPad1台追加毎に月額10,000円

Webサイト

https://smartat.jp/reception/

Welbo

 Welbo

特徴

「Welbo」は、受付ロボットを使い音声認識・音声合成・顔認証にも対応した受付システムです。電話設備と連携して直接担当者を呼び出すこともできます。不要なコミュニケーションコストをカットでき、必要最低限の連絡だけで済むようになります。受付ロボットはお客様の顔を記憶し、次回以降、自動で前回の担当に取り次ぐようにもできます。

料金

受付ロボット本体/ライセンス1年:初期費用139,000円
※クラウド料金は初期費用に含む
※設置費は別途見積り
ライセンス1年延長:クラウド料金42,000円

Webサイト

https://welbo.jp/

moreReception

moreReception

特徴

「moreReception」は、卓上型のコンパクトなタッチパネルタイプと、床に直接設置して使用する自立型のタッチパネル、受付カウンターなどに設置する中型の卓上型タッチパネルの3タイプから選ぶことができる受付システムです。部署名や担当者名から検索して呼び出すことや、QRコードで受付をすることができるなど、ストレスフリーな無人受付を実現できるようになっています。

料金

要お問い合わせ

Webサイト

https://www.fsi.co.jp/solution/morereception/

企業受付 for Sota

企業受付 for Sota

特徴

「企業受付 for Sota」は、ロボットによる受付システムです。顔認識による判定やPC・スマホ等への通知機能、お客様も簡単な選択を選ぶだけでよく、複雑な操作をしなくていいというメリットがあります。顔認証との連携によってオフィスの電子錠を児童開錠できるなど、セキュリティ面でも優れています。

料金

プランA:月額9,800円+初期費用498,000円
※Sota本体1台Androidタブレット1台、タブレットスタンドが初期費用に含まれる
プランB:月額34,800円+初期費用0円
※Sot本体Androidタブレット、タブレットスタンドはレンタル。故障時は代替機と交換。

Webサイト

https://sekkyaku-guide.com/company-reception/




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