受付システムとは？受付業務を改善する機能や導入のメリットを紹介、おすすめのサービスも比較！

受付システムとは

受付では従来その場に人が立って来訪者対応、もしくは内線電話で取次ぎなどをしていました。しかし受付システムを使えばこうした業務をなくすことができますので、受付業務を効率化することができます。わざわざ来訪のたびに従業員が対応する必要はなくなり、受付は無人化されます。さらに来客情報を管理できるようにもなり、受付以外の面でも役立てることができます。

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受付システムの主な機能

来客予約・受付

受付システムにはその場で受付を行う機能はもちろん、事前に予約ができる機能が搭載されているものもあります。予約確定時にQRコードを発行し、受付をQRコードでできるものや音声認識で入力ができるものなど、様々なバリエーションがあります。
iPadなどの端末を配置する場合やロボットを置いて対応できるものもあり、アプリとしてインストールできるタイプであれば省スペースにも役立ちます。さらにその場合には専用の機器を必要としないため別途機器を購入する必要がなくコストを抑えられます。

入退場記録

入退場の記録ができるようになっている製品もあり、セキュリティ対策にも効果が期待できます。受付が完了した際に入館証を発行できる機能などもあり、状況に応じて有効活用することができるでしょう。

来客通知

ロボット対応や端末での画面操作だけでは不十分なこともあります。そうした場合に担当者を呼べる機能が備わっており、来訪があったことを知らせる機能を備えているものもあります。通知にはチャットを用い従業員のスマホやPCから確認できるようにしているケースや、自社アプリに通知がいくようにカスタマイズできるケースなどがあります。

来客・社員データ登録

受付を行うと同時に来客データを保存し、システム上で一元管理できるようにします。そうすることで、どのお客様が何度訪れ、いつ来たのかなど、様々な情報を自動的に収集できるようになり、受付業務以外の面でも活用することができるようになります。また社員データを登録することで入退場記録に使うことなども可能で、蓄積されたデータから担当者を検索できるような機能などもあります。

受付システムを導入するメリット

受付を無人化できる

受付担当者を置く必要がなくなり、従来担当者が行っていた業務は受付システムが代わりに行います。そのため人件費を削減できるなどのメリットがもたらされます。無人化されるため内線電話の工事やそのためのコストも必要なくなります。すでに人を配置せず内線だけで対応している企業であっても、電話のたびに作業を中断しなければならないなどのデメリットがあります。これがメールやチャットでの通知に変わることで内線対応による作業効率の低下を防ぐこともできます。

来訪者情報の管理がしやすくなる

受付システムではクラウド上に受付した情報を管理するタイプが多く、情報収集から登録が自動でできることも大きなメリットです。受付対応だけでなく、来客情報の管理面でも手間を省くことができます。
このことは内部的なメリットだけでなく、来訪者の予約情報・入退出時間等をまとめて管理できることで予約ミスが防止されるなど来訪者側にとってもメリットがあることと言えます。

セキュリティ対策になる

来訪に関する多くの情報が一括で管理されることはセキュリティ面においてもメリットがあります。受付システムがあれば直接顔を合わす前に来客情報を入力してもらうことができ、いきなりアポイントがない人と顔を合わすことを避けることもできます。顔認証機能を搭載したシステムであれば、あらかじめ顔を見ることができ、安心して対応することができるようになります。
入退室管理をすることでもセキュリティ対策はできますし、システム上で予約をした者のみと会うようにしておくと飛び込みでやってきた営業への対策にもなります。

受付システムを比較するポイント

コスト

初期費用がかかることや、機器の設置に高額な費用がかかることがあります。これに対しiPadなどのタブレットにアプリをインストールする形で利用ができれば低コストで導入することができるでしょう。一方で機能面に差が出てくることもありますので、コストと機能面とのバランスを考慮しながら製品の比較をしていかなければなりません。搭載されている機能数によって料金プランが細かくわかれていることもあります。

規模に合った機能

会社の規模や来客数の多さによって必要な機能も変わってきます。高機能で豊富な機能数があればどんな場合にも対応ができるようにはなりますが、コストが高くなってくることや、必要以上の機能性が備わっていることで操作が難しくなってしまうなどの難点もあります。多くの社員を登録する場合には検索が簡単にできるような機能があるかどうか、管理者が複数設定できるかどうかなども確認しておきましょう。
来客時に通知をしてくれる機能もよくありますが、チャットやメールなど、どのツールで通知が来るように設定できるのか、自社ですでに導入しているツールがあればそのツールどの連携が可能かどうかも比較するようにしましょう。

設置場所等

受付システムをタブレット型で導入するのか、またはロボットを配置するのか、選択肢はいくつかあります。コスト面で検討することも大切ですが、設置場所がどれほど確保できるのかといった点も考慮しなければなりません。また受付は会社の顔とも呼ばれますので、ロボットを置くのかタブレットを置くのかによって与えるイメージも変わってきます。どのような印象を持ってほしいのか、という点からも導入形態を検討し、各製品でどの形態に対応しているのか比較する必要があります。

操作性

受付システムを操作するのは従業員だけではありません。そのため自社がどのようなユーザー層をかかえているのか把握し、操作しやすい製品を選ぶようにしましょう。操作が複雑だとかえって受付の効率が落ちてしまうこともあります。

セキュリティ

受付システムでは種々の情報を入力することになります。このことによって色んな便利な機能が利用でき、多くのメリットが得られています。しかし情報が漏洩してしまうような事態が起こるとそれだけ被害も大きくなってしまいます。そのためセキュリティ面で安心できる製品を選ぶ必要があります。またサーバーが落ちたときにどのような対応をしてくれるのかもチェックしておくべきです。

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