受付の業務内容
来客時の応対と取り次ぎ業務
受付はその企業の「顔」と言っても過言ではありません。その対応は、企業の印象を左右するほど重要です。来訪者が初めに顔を合わせるスタッフであり、お客様を歓迎し、もてなし、そして、滞りなく取次を行うまでが受付の一番の仕事です。
来訪者の情報確認および登録とその管理
来訪者の情報を確認し、必要であれば情報を登録し、管理するまでが受付の業務です。中には個人情報も入っているので、こちらもかなり重要な仕事です。
必要な情報をしっかりと確認し、ミスなくデータ化することが求められます。
会議室の手配や商談時などの飲み物の提供
来訪者がそのまま商談などをする場合、会議室の手配や、飲み物の提供があります。こちらも円滑に対応しなければ、企業間同士のやりとりに支障をきたすことになるため、しっかりとこなさなければなりません。
社外からの電話やメールの一次対応
多くの企業では、企業の代表電話や代表メールアドレスに連絡がくる場合、ほとんどが受付の電話対応になります。場合によっては重要な相手にも、受付が対応しなければならないため、直接だけでなく、オンラインでも企業の「顔」として対応する必要があります。
受付などの共有部分の備品管理・庶務
さらに企業によっては、玄関などの共有部分の備品管理を受付が担当していることがあります。
いわゆる庶務の業務もこなしている受付が多いです。
社内の人間が受付を行うメリット
企業の「顔」としておもてなしができる
何と言っても企業の顔として、社内の人間が責任を持って対応できる点がもっとも大きなメリットです。いかにアウトソーシングでプロの受付嬢がいたとしても、イレギュラーには迅速に対応できません。その点はもっともリスクが少ないです。さらに社内の人間であれば、あまり人の入れ替わりも多くないので、来訪者の来訪頻度が増えれば顔見知りになります。より親密になれば、他社とはいえ安心感や信頼を得ることができ、結果的に商談などもしやすくなります。アウトソーシングだと受付に行くたびに人が変わっていることもあり、この関係性はできません。企業の「顔」としておもてなしができることが、もっとも大きなメリットです。
システムトラブルのリスクがない
またシステム化・無人化した場合は、システムトラブルのリスクがあります。そのリスクがかからないのも大きなメリットです。
受付業務をアウトソーシングするメリット
接客対応の品質が向上される
「受付」の業務内容でもっとも重要だと解説した、企業の「顔」と言う点では、プロの接客員が対応するため、多くの場合、接客自体の品質は向上します。イレギュラーには対応できないリスクがありますが、基本の接客品質は向上するでしょう。
人件費の抑制・人材の活用
現存の受付担当者を別の要員として活用することで、社内の人間の活用が促進されます。受付業務に人材を裂かなくて済むのがメリットです。
欠勤などに左右されない安定した稼働
社内の人間で受付業務を割り振る場合、社内の状況によっては代理を立てられず、受付が足りなくなることがあります。しかし受付をアウトソーシングすれば、そんな状況も対応するのはすべて業務委託会社になるため、コストやリスクが減り、安定した受付業務を実現できます。
受付をシステム化・無人化するメリット
人件費削減
受付業務は、会社によってはほとんど来訪がない時期や時間があります。
そんな時も変わらず、固定費として一定の人件費がかかり続けています。
システム化・無人化はその状況を改善することができ、コスト面で考えると大きなメリットです。
効率的な取次
システム化することによって取次業務が円滑かつ効率的になります。受付のタブレットなどをタッチするだけで、自分の取引相手に直接つなげることができます。忙しい場合や人の出入りが頻繁な場合、ミスもなく効率的です。
来訪者情報を自動でリスト化
来訪者情報の手書きメモを打ち込む作業がなくなり、コストと手間が省けます。来訪者情報をデータで一括管理する場合はかなり便利で効率的です。手間だけでなく、その作業分の人件費も削れるため、コスト面から見ても大きなメリットです。
個人情報保護の人為的ミスの減少
来訪者情報が自動でデータ化されるため、打ち込みミスや個人情報保護の人為的ミスが限りなく少なくなります。受付業務でもっとも危ないリスクは、企業間の個人情報の漏洩などです。その点が大幅に改善され、リスクヘッジできることが大きなメリットです。
