社内SNSが失敗する3つのポイントと、ツールの浸透・業務改善を促進させる対策

社内SNSが失敗する原因

社内SNSはフラットなコミュニケーションがしやすいという特徴を持ちます。しかし正しく利用しなければ社内SNSが浸透しないだけではなく、逆に生産性・社員のエンゲージメントが下がってしまうという事態になり兼ねません。社内SNSの導入に失敗する原因としては主に「プライベートな投稿が多すぎる」「参加メンバーが限られ、コミュニティがクローズド化してしまう」「不適切な発言により信頼関係が損なわれてしまう」の3つがあります。

プライベートなコメント投稿が多すぎる

社内SNSは誰でも気軽にコメントを投稿できるメリットがある反面、業務とは全く関係のない発言が増えてしまいがちです。その結果、SNSが気になって仕事が手につかないという事態を引き起こし、生産性が落ちてしまいます。これは社内SNSにのめり込んでいる当人だけの問題ではありません。投稿は社員全員が目にすることができるので、他の社員の集中力が妨げられる・重要な情報を見逃してしまうという悪影響も及ぼします。

参加メンバーが限られ、コミュニティがクローズド化してしまう

社内SNSは社員全員が気軽に使えるものでなければ意味がありません。特定のメンバーしか会話に参加していない場合には、コミュニティがクローズド化し、会社全体に浸透しません。また、クローズド化された社内SNSに疎外感を抱いたメンバーは、コミュニケーションの改善どころか、むしろ会社へのエンゲージメントが低下してしまう可能性があります。

不適切な発言により信頼関係が損なわれてしまう

SNSは誰でも気軽に投稿できるため、マイナスな発言も目立ってしまうという側面もあります。特に注意すべきは「役員の不用意な発言」「上司からの高圧的なフィードバック」です。役員の不適切な発言は社員からの信頼を失う原因となってしまいます。また、チャットを使ったやり取りではお互いの表情や声が分からないため、たとえその気がなかったとしても高圧的だと感じてしまう場面があります。そのような理由で上司からのフィードバックを恐れた社員は、気軽なコミュニケーションが取れなくなってしまいます。

社内SNSを成功させるポイント

社内SNSを成功させるためには、利用目的やビジョンを明確にし、使い方のルールを適切に設けることが不可欠となります。また、そのようなルールの元SNS運営を行うチームを作ることで、ツールの浸透を促進させることができます。

社内SNSのビジョン明確にし、会社全体で統一する

社内SNSの目的を明確にし、会社全体で統一させることで社内SNSのメリットを最大限に引き出すことが可能となります。導入の前に、会社全体に目的を周知させておくことで、社内SNSのプライベート化や不適切な使用を防ぐことができます。

社内SNSをオープンな場にするためのルールを決め、浸透させる

社内SNSではオープンなコミュニケーションを取れる状態にしておくことが最も大切です。そのため、全てのメンバーが気軽にコメントを投稿できるような環境作りを徹底することがおすすめです。具体例を挙げると、同じメンバーがずっと連投を続けてはいけない、メンバーから意見を受けたら絶対に否定をしない、どんなに些細なことでも投稿してよい、役職や部署に関係なく気軽にコミュニケーションしてよい、投稿には「いいね」を付ける、などのルールを設けることが有効です。このようなルールを明確にしておくことで、コミュニティのクローズド化を防ぐことができ、会社全体にSNSを浸透させることができます。

社内SNSの運用・管理を行うチームを作成する

社内SNSは導入したまま放置していると、徐々に利用メンバーが減ってしまいます。また、ITリテラシー・SNS経験に乏しいメンバーは使いづらいと感じて積極的な発言ができない可能性があります。そのため、社内SNSの運用・管理を行うチームを作り、社内SNSの使い方を改善していく施策が有効になります。定期的に社内SNSの使いやすさに関するアンケートを取る・使い方を自由に質問できる環境を作るなどといったことで、社内SNSを活用しやすい環境を作ることが可能になります。

社内SNSを活用した効果

社内SNSの活用には、ほかのツールでは得られないさまざまな効果があります。特に人間関係や信頼関係の強化に繋がるため、社員のエンゲージメントの向上に繋がりやすいという特徴があります。

部署・役職にとらわれないコミュニケーションの活性化

社内SNSでは、コメントのほかスタンプを送信する機能も付いているので、気軽なコミュニケーションが可能です。部署・役職に関係なくやり取りができるため、今までに無かった新たなアイディアが生まれやすくなります。さらに、普段は聞きづらいちょっとした業務上の疑問点を質問でき、部署・役職が違うメンバーからもフィードバックをもらえるため、社員一人一人の生産性が向上します。

経営ミッションやビジョンの浸透

社内SNSによって会社の経営ミッションやビジョンを共有することができます。そのため、社員のエンゲージメントが向上し、会社全体で連帯感が生まれます。退職率・転職率を下げる効果も期待できるので、新たな人材採用・教育のコストを削減することも可能になります。

スピーディーな情報伝達による、業務効率の改善

社内SNSのチャットでは、メールとは違ってリアルタイムのやり取りができるため、情報伝達や共有がスムーズに行われるようになります。それぞれのチャットにコメントが残り、かつ検索機能がついているため、情報管理にかかる時間的・金銭的コストの削減も期待できます。


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