社内SNSとは
社内SNSとは、その名の通り社内専用で使うことができるSNSのことです。「社内専用のLINE」・「社内専用のFacebook」などをイメージしていただければ分かりやすいのではないでしょうか。通常のSNSのようなメッセージ機能によって、社内のコミュニケーションの活性化・改善を目的として利用されます。
社内SNSの主な機能
社内SNSは人間関係の構築を最たる目的としているため、気軽なチャット・ビデオ通話をするための機能が備わっています。有名サービスとしては「ChatWork（チャットワーク）」・「Talknote(トークノート)」などがあります。主な機能としては、チャット（メッセージ）やコミュニティ作成、通話（ビデオ通話）、タスク管理などが挙げられます。
社内SNSのメリット
業務上の悩みのほとんどは人間関係によるものです。そのため、社内SNSのようなコミュニケーションツールを導入することは、社員のエンゲージメント向上に繋がります。そして社員の退職・転職を減らすことで、採用や教育にかけるコストの削減にも繋がります。このように社内SNSは、人間関係の改善を通して無駄なコストを下げ、会社の生産性を向上させることができるツールです。メリットとしては次のようなものが挙げられます。
- コメントやスタンプを送ることができるため、カジュアルな（気軽な）コミュニケーションができる
- コミュニケーションのスピードが上がり、誰もが発言しやすい環境になる
- 部署間・役職間でのコミュニケーションがやりやすくなる
- 普段は聞きづらいような、業務上のちょっとした疑問などを気軽に相談することができる
- 新しいアイディアが生まれやすくなる
- 人間関係の問題が減り、離職率も下がる
グループウェアとは
グループウェアとは、情報の伝達・共有をネットワーク上で行うことで、業務全体の効率を上げるためのツールです。社内SNSの場合は人間関係に重点を置いたコミュニケーションが目的でしたが、グループウェアの場合は仕事効率改善を目的として導入されるものです。そのため、社内SNSよりも少しフォーマルなやり取りを行うのに向いています。会社のサーバーにソフトウェアを導入して利用する「オンプレミス型」・社外のサーバーにアクセスして利用する「クラウド型」の2種類がありますが、近年主流なのはクラウド型です。
グループウェアの主な機能
グループウェアは、よりフォーマルな機能を備えているため、スケジュールやワークフロー、勤怠管理などのようなことも可能です。社内SNSと比べてできることが多くなるので、業務上利用する場面が多くなります。有名サービスとしてはクラウド型の「Office 365 with KDDI」、オンプレミス型とクラウド型の両方に対応した「サイボウズOffice 10」などがあります。主な機能として、チャット（メッセージ）、通話（ビデオ通話）、タスク管理、スケジュール、To do、掲示板、ワークフロー、レポート、メール、ファイル共有、勤怠管理などが挙げられます。
グループウェアのメリット
グループウェアではとにかく業務効率の改善を目的とされているため、場合によってはフラットなコミュニケーションが取りづらいと感じる場合があるかもしれません。しかしグループウェアには情報の管理・伝達に特化した機能がいくつも備わっているため、業務の効率化という面においては非常に大きなメリットがあります。具体的には、次のようなことが挙げられます。
- 社内SNSに比べて、よりフォーマルなやり取りができる
- 社内の全員が情報にアクセスすることができるため、情報の伝達・共有がスムーズになる
- 誰が何をいつまでにやるべきかが把握できる
- 担当者以外のメンバーが仕事を把握することができるようになる
- メンバーのレスポンスが早くなる
- 資料をデータ化することができるため、情報の管理がしやすく、書類作成・管理にかけていたコストが削減できる
社内SNSとグループウェアの機能を比較
社内SNSとグループウェアの機能を比較します。各ツールによってできること、できないことは少しずつ変わってきますが、一般的には下記のようになっています。両方に○がついている箇所がありますが、だからと言ってそれらが全く同じ機能ではないことも多いので注意が必要です。例えばチャットの項目は両者で○がついていますが、社内SNSではよりフラットなコミュニケーションができるよう誰でも操作がしやすい仕様に。グループウェアのチャットでは、よりフォーマルなやり取りになるように制限（管理者の許可を得なければいけないなど）がかかっている場合がほとんどです。このように同じ機能でも、目的とすることが違うため仕様が少し異なってきます。選ぶ際には人間関係の改善なのか、業務効率の改善なのか、目的をしっかり考えて用途に合ったほうのツールを導入するようにしましょう。
| 機能 | 社内SNS | グループウェア |
| チャット | ○ | ○ |
| コミュニティ作成 | ○ | × |
| チャット | ○ | ○ |
| 通話(ビデオ通話) | ○ | ○ |
| チャット | ○ | ○ |
| タスク管理 | ○ | ○ |
| スケジュール | × | ○ |
| To do | × | ○ |
| 掲示板 | × | ○ |
| ワークフロー | × | ○ |
| レポート | × | ○ |
| メール | × | ○ |
| ファイル共有 | × | ○ |
| 勤怠管理 | × | ○ |
