社内コミュニケーションの活性化に効果的な取り組み事例と、解決すべき3つの課題

社内コミュニケーションの課題

社内コミュニケーションの活性化は、業務上のあらゆる問題解決に有効です。しかしそれを分かった上で、どうしても思うように改善できないと頭を抱える会社が多いのもまた事実です。社内コミュニケーションがうまくいかないことには、いくつかの原因があります。

社員が積極的に参加してくれない

社内コミュニケーションの改善を図ろうとしても、そもそも社員が積極的に参加してくれない・モチベーションが低く盛り上がらないといった問題があります。この理由はさまざまありますが、最も多いのが社風の影響によるものです。会社の雰囲気自体が気軽なコミュニケーションを取ることに向いていない場合、社員は「やっても無駄だ」と感じ積極的に動く気になりません。このような状態を改善するためには、社員だけではなくトップ層が率先して会社の雰囲気を変えていく努力を見せなければいけません。また、社風以外にも、社員が積極的にコミュニケーションを取れない理由を考えて、まずはその原因を取り払うことが先決です。

縦・横の壁を越えたコミュニケーションは難易度が高い

同じ部署・階層内でのコミュニケーションは比較的取りやすいものです。最も難しいのは、他の部署・他の役職のメンバーとのコミュニケーションです。社員が何か革新的なアイディアを出したときや会社にとって重要な情報を得たとき、縦・横間のコミュニケーションを適切に取ることができなければ機会損失に繋がってしまいます。そのため縦と横の人間関係にも目を向け、会社全体でコミュニケーションが取りやすい環境を整えることが大切です。

気軽なコミュニケーションを取る機会がそもそもない

社内コミュニケーションがうまくいかない原因として、そもそも気軽にコミュニケーションを取る機会がないというものがあります。いくらメールをする機会があったとしても、そのようなフォーマルなツールではなかなか社員同士が仲良くなることは難しいものです。大切な業務連絡ツールのほかに、もう少し距離を縮められるようなフラットなコミュニケーションの場が必要になります。

社内コミュニケーションを活性化させるメリット

社内コミュニケーションの不足は、会社に大きなデメリットをもたらします。情報の伝達が滞り組織が機能しなくなる、社員の満足度やエンゲージメントが低下し退職者が増えるなどです。逆に、社内コミュニケーションの活性化に成功すれば、上記を含めた多くの問題を改善させることが可能になります。

情報伝達・共有が促進され、生産性が向上する

社内コミュニケーションの活性化により、情報の伝達・共有が促進されます。これにより会社の生産性が向上し、機会損失が減少します。業務が効率的になされるかは、全て社員同士のコミュニケーションの質によります。そのため社内コミュニケーションの改善は、あらゆる業務の効率化に役立つと言っても過言ではありません。

従業員の満足度・エンゲージメントが増加する

社内コミュニケーションの改善により、社員の満足感・会社へのエンゲージメントが向上します。それにより退職者を減らすことができるため、採用・教育にかかるコストを削減することが期待できます。退職理由のほとんどは職場の人間関係によるものなので、優秀な社員を教育するためには、会社全体のコミュニケーションの向上が欠かせません。

ブランディングになり、顧客に好印象を与えることができる

現代において「働きやすい職場である」というブランディングは、SNSなどで大きな支持を得ることができます。顧客に好印象を与えることができるほか、採用に求める人材が集まってきやすくなるというメリットもあります。

社内コミュニケーションを活性化させる取り組み

社内コミュニケーションを活性化させるためには、縦・横間のコミュニケーションの改善と気軽なコミュニケーションができる環境を整えることが大切です。

経営層と社員が直接対話する機会を設ける

社内コミュニケーション活性化に有効な取り組みの一つが、経営層と社員が対話する機会を設けることです。例えば、よく行われることとして、ランチミーティングや懇親会のようなものがあります。この時に、若い世代や下層のメンバーが社内コミュニケーションについてどのように思っているのか、改善していくにはどのようにすればいいのかを聞くことができるとさらに効果的です。社員の意見を積極的に取り入れることは、トップ層と社員の価値観のズレを修正するだけでなく、社員を承認することにも繋がるからです。

社内イベントやレクリエーションによるコミュニケーションの場を設ける

社内コミュニケーションの場を作る例としては、サークル活動・飲み会・社員旅行・社員研修、最近行われるようになってきた取り組みとして、社内通貨を導入するという方法もあります。これらは、部署間(横)のコミュニケーション改善にも繋がります。また、このような活動を社内報で積極的に取り上げることにより、会社全体への浸透も期待できます。

社内SNSにより、業務中でも気軽なコミュニケーションを取れる環境を作る

誰もが気軽にコミュニケーションを取れる環境づくりとして、社内SNSというツールを取り入れる会社も増えています。このツールは基本的には業務用(情報伝達・共有の効率化)に使うものですが、メールのようなフォーマルなツールに比べて、誰もが気軽にコメントをしやすいという特徴があります。これにより仕事中のコミュニケーションを活性化させることが可能です。グループウェアという似たツールもありますが、それはどちらかというとフォーマルなやり取りを行うためのツールなので、社内コミュニケーションの改善としてはSNSの方が適しています。


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