電子契約システムを導入する際に気になることFAQ

電子契約システムを導入したら印紙はいらなくなる?

電子契約システムを導入すれば契約締結コストなどを削減できます。
そして、契約締結の中でも大きなウエイトを占めるのが印紙税。

電子契約システムを導入することでこの印紙税が不要になります。

では、従来通りの紙の契約の場合どのように印紙税が掛かってくるのでしょうか?

紙での契約の場合

ある一定以上の金額の契約の場合、契約文書に対して「印紙」を貼る必要があります。
印紙は通常「収入印紙」と呼ばれます。

ではなぜ収入印紙の添付が必要なのでしょうか?以下で詳しくご説明していきます。

印紙が必要な理由

収入印紙を貼らなければいけない理由は「税金を納めなければならない」からです。

その税金の名前が印紙税です。
印紙税は、法律で定められた文書(契約書)に対して課税されるもので、課税文書には契約書や手形、領収書など、様々な文書が含まれています。

文書が作成されるたびに課税され、作成した当事者は納税を行う必要があります。

印紙税がかかる

契約書や領収書など、あらゆる文書に対して課税される印紙税。
具体的にいくら掛かってくるのでしょうか。

書面契約にかかる印紙税の詳細として、以下のサイトで詳しい表が見られます。
ぜひ参考頂ければと思います。

参考:収入印紙 一覧表

会社と会社の間の取引で掛かる印紙税は、売買取引基本契約書や業務委託契約書などで1通につき約4,000円ほどです。
また、他にも契約書の内容や取引金額によって大きく変動してきます。

例えば月の契約締結が200件だとすると、掛かる印紙税は30万。
1年通して見るとなんと360万もの印紙税が掛かっているのが分かります。

収入印紙が不要になる

これほど大きな税金ですが、『電子契約システム』を導入することで収入印紙の添付が不要になります。

「収入印紙を添付しないなら印紙税はどうやって納めるの?」
安心してください。電子契約には『印紙税』が一切不要になります。

印紙税がかからない

電子契約には印紙税が掛かりません。
実際に印紙税法の第2条には以下のような文が記載されています。

印紙税法第2条
「別表第1の課税物件の欄に掲げる文書には、この法律により、印紙税を課する。」

別表第1とは、先ほどのリンク先にある、不動産、鉱業権、無体財産権、船舶若しくは航空機又は営業の譲渡に関する契約書、、、に載っている課税対象文書のことです。

キーポイントは「文書には、印紙税を課する」という部分。

つまりこの印紙税法第2条は、課税されるのは書面の文書だけと言っています。
なので、電子契約文書はこの課税対象に含まれないのです。

電子契約システムを導入すれば、今まで掛かっていた莫大な『印紙税』を削減することができますね。

電子契約システムを使用した契約書の法的拘束力に問題はない?

「電子契約システムよりも書面の方が安心」
「電子契約で法的効力があるのか」
と心配される方もまだまだ多いかと思います。

そこで、電子契約に関する法律をご説明していきます。

電子署名法

電子署名法は、「電子署名」の定義および効果、そしてその認証を行う事業を規律する法律 となっています。平成13年(2001年)4月1日より施行されました。

具体的な法的効果に関する説明は以下の通りです。

  • 本人による一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書等は、真正に成立したもの(本人の意思に基づき作成されたもの)と推定される
  • 電子署名の認証を業として行う認証業務について、一定の基準を満たすものは、認定を受けることができる
  • 総務省、経済産業省及び法務省が、認証業務に用いられる設備等を実地調査する業務を行う指定調査機関を指定

これにより、電子契約書は法律面でも効力があると見なされています。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、1998年より施行されている法律です。
こちらの法律は、国税帳簿書類の電子データ化での保存を認めた法律となります。

領収証をはじめ、帳簿や決算関係書類の電子データ保存を認めています。

また後述しますが、『電子帳簿保存法』は2005年のe-文書法に伴い改正され、これまで認められていなかった紙の「国税関係書類」をスキャナーで読み込み、電子ファイルで保存することが認められるようになりました。

印紙税法

印紙税法とは、書面の契約書などに掛かる印紙税に関する法律です。
印紙税法第2条により、電子契約書には印紙税が掛かりません。

印紙税は掛かりませんが、『電子署名法』により法的な効力も約束されています。

e文書法

e-文書法とは、法人税法や商法、証券取引法などで保管が義務づけられている文書や帳簿、請求書、領収書を、紙ベースだけでなく電子化して保存することを認める法律です。

対象になる文書は、会計帳簿、契約書、領収書、請求書、納品書、預金通帳、見積書、注文書などの財務・税金関係書類、定款、株主総会・取締役会議事録などの会社関係書類、そして貸借対照表、損益計算書といった企業決算に関わる重要書類など、多岐に渡ります。

IT書面一括法

『IT書面一括法』とは、顧客の情報保護などの観点から、顧客が承諾することを条件に,書面の代わりに電子メールなどの情報通信技術を利用し、契約書などを提供できる、ということを定めた法律になっています。

電子契約法

電子契約法は電子商取引での消費者の救済措置を定めた法律です。
正式名称は「電子消費者契約及び電子承諾通知に関する民法の特例に関する法律」です。

例えばよくあるケースとして、事業者が消費者に対し購入内容を確認しなかった場合です。この場合、消費者の申し込みは無効になります。

電子商取引が有効だからこそ、事業者側は、商品名や個数、合計金額などの詳細を消費者に提示して確認してもらうことが必要です。

また、売買契約が成立するタイミングとしては、事業者の送付した申し込み確認通知が消費者に届いたときになります。

電子委任状法

電子委任状は、委任された社員が電子証明書を持って代理で契約を行えることを認めた法律です。

これまで発行していた委任状は、代表者が印鑑を押すことで成立していました。
しかし代表者が全ての委任状に押印をするのは手間も時間も掛かるので、現実的ではありません。

そこでこの『電子委任状法』が施行されたことにより、委任状のデータ化が認められました。

電子契約システムの利用率は?

一般財団法人日本情報経済社会推進協会が2018年に行った調査によると、電子契約システムの利用率・普及率は『43.1%』となっています。

印紙税が掛からない便利な電子契約システムですが、書面での契約に馴れている企業では導入に抵抗があるようです。

中でも昔ながらの老舗企業、中小企業などでは、従来通り書面での契約を好む企業が多いと言われています。

しかし同調査によれば、電子契約システム導入に前向きな姿勢を示している企業は『20.6%』ほどいるとされています。
すでに電子契約システムを導入している企業と合わせて、実に6割以上の企業が電子契約システムに対してメリットを感じていると言えるでしょう。

今後は電子契約システムに抵抗を感じる企業は減少し、導入を始める企業は増えていくと予想されます。

自社のクライアントが電子契約システムに対応してないと言われたら?

これだけ便利な電子契約システムですが、すべての企業が導入しているわけではありません。

まだまだ「契約の業務フローが変わる」「従業員への説明に時間が掛かる」という意見を持ち、導入に抵抗がある企業も多いです。

では、取引先の相手が電子契約システムを利用していなかったらどうするべきでしょうか?

その場合、主に3つの対応策があります。詳しくご説明していきます。

紙媒体と電子ファイルを併用する

こちらは一番正統派な対処法です。

自社で紙の契約書を作成し、押印もして取引先保管分として1枚クライアントに渡します。
そしてこちらの保管分は電子契約にするという方法です。

この方法であれば

  • 書面で契約書を残したい取引先
  • 電子契約で契約書を残したい自社

どちらのニーズも満たしているので一番円満な解決方法だと言えるでしょう。

電子ファイルをプリントアウトして紙媒体として作成する

2つ目の対処法としては、自社で書面の契約書を作成、押印し、契約書面をスキャンしてPDF化します。

そして、PDF化した契約書を電子メールなどで送る、という方法です。
取引先は、PDF化された書面契約書を印刷し、それに押印をして保管できます。

押印が画像でも印鑑証明書と同じで、自社の分を書面で保管できればいい、という認識の取引先であれば、この方法で受けて入れてもらえるはずです。

外国企業に多い契約締結の手法です。

紙媒体を作成しコピーを電子保管する

3つ目の対処法としては、契約書原本を文書で1枚作成し、自社と取引先双方が押印した後、自社は原本のコピーをPDF化し電子保管します。

なので、書面の原本は取引先のみに保管している、という状態です。

この場合、自社に残るのはPDF化した書面契約書のコピーだけになります。
契約書の原本は取引先にのみに存在するという状態なので、「裁判になったらどうするんだ?」という疑問も出てきますよね。

しかし見方によっては、取引先に原本が保管してあるのならば、裁判になった際は取引先に契約書の原本を提示してもらえばいいじゃないか、という考え方もできます。


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