DocuSign（ドキュサイン）の概要
ドキュサインによってペーパーレス化を進めることができます。例えば印刷や署名、Eメール送信、署名など手順が多く困っていることや、契約締結に関する処理に時間がかかってしまっていること、ドキュメントの処理状況が分かりにくい、書類を探し出すのに余計な時間がかかってしまっているなどの課題を抱えている企業も珍しくありません。これらの課題をドキュサインで改善することができるのです。
もう少し詳しく説明するとドキュサインはDTM（Digital Transaction Management）プラットフォームと呼ばれ、紙でやり取りしている内容を全て電子化させ、証跡を残すことを実現、どんな場所やどのような端末であっても仕事が進められるようにできるものです。
すでに2億人以上が利用し、ペーパーレス化を進めており、世界的にも紙ベースのワークフローから移行が始まっています。余計な作業を削減でき、簡単かつ迅速、安全にドキュメントの承認ができるようになることで企業としての意思決定がデジタル化されます。
具体的にドキュサインでできるようになることを下に挙げてみます。
- 電子署名、電子承認、電子印鑑
- 文書の保管、検索、ログ管理
- ワークフロー管理
- 他のシステムとの連携、Web連携、Microsoft Office連携など
- データ収集
- マルチデバイス化
これらの機能が備えられていることで大きく「ビジネスのスピード化」「コストの削減」「効率向上」に貢献します。そのため20万以上の企業で導入され日々8万人以上のユーザーが登録をしています。
DocuSignの特徴
ドキュサインの特徴をいくつか紹介していきます。
セットアップが簡単
ドキュサインの特徴の一つはセットアップが簡単で短時間で済むということでしょう。導入後すぐに様々なデバイスで文書への署名ができるようになり、スキャナーやプリンターを使うことなく迅速に返信もできるようになります。多種多様な許可書類、契約書などに署名ができることでペーパーレス承認ワークフローを構築できるようになります。
文書や契約の適用範囲は各国の法律によって異なるため、デジタル署名のセットアップ方法の詳細に関しては導入前によく確認しておく必要があるでしょう。日本だと基本的にほとんどの場面で書面による署名は必須とはされません。電子署名法でも電子署名を法的真正性の推定の条件を含む契約を結ぶ方法としており、口頭や電子、紙面で合意したかどうかにかかわらず契約は有効なものとして扱うことができます。ただし例外もありますので注意が必要です。
その後のワークフローとしてまずエンベロープの作成を行います。エンベロープとはドキュサイン上での署名をするために必要な書類を送信するためのコンテナです。そこで、プロセスを回していくのに必要な書類はエンベロープに追加、受信者設定など、各種設定をしていきます。その上で、書類には会社名や氏名、役職、署名等の入力項目を設定します。
エンベロープが完成したら実際に送信します。受け取り手が内容を確認、署名欄を含む入力項目に入力をすれば完了です。
既存のアプリやデバイスで使用可能
ドキュサインでは新しくアプリのセットをする必要や、専用のデバイスを準備する必要がありません。既存のアプリやデバイスを使用できるため導入がしやすく、多くの企業やユーザーに親しまれています。
契約・承認プロセスの自動化
従来から変わらず手作業で契約プロセスを組んでいる企業は少なくありません。一方で顧客や仕入れ先、さらには従業員との契約プロセスまで自動化している企業ではコスト削減やリスクの軽減が実現化されて、業務効率向上の効果が出ています。
ドキュサインでは契約から承認プロセスまで自動化でき、従業員の生産性向上、セキュリティおよびコンプライアンスの強化に関する課題まで解決できると言われています。
デジタル監査証跡
監査証跡とは情報システムに関する処理内容やプロセスを追跡するために保存される記録で、時系列に沿って残されます。例えば電子署名が完了すれば完了文書が送信されますが、これ以外に、完了証明書という重要な記録も残され、ダウンロードできるようになっています。完了した書類のIDから、差出人や署名者の情報を確認できます。
43ヶ国語に対応
ドキュサインはグローバル対応しています。188か国43言語で署名が利用できるようになっていることで2億をも超える多くのユーザーが、ドキュサインが提供する電子署名を利用しているのです。
強固なセキュリティ
ドキュサインでは厳しいセキュリティ業界標準も満たす強力な暗号化技術が使用されています。証跡の追跡もできるログ管理機能が備わっていることでコンプライアンス強化も期待できます。
他システムとの連携
完全に独立したシステムではなく柔軟なプラットフォームを提供、API連携により他のシステムと繋がって利用できるようになっています。そうすることで高い利便性を実現し、多様なビジネスニーズに応えています。
例えば自社のシステムとAPI連携することや、Office365、Salesforce、Aribaなどのクラウドサービスとの連携も可能です。スムーズに自動化処理を連動させられることで契約書や見積書、納品書などの管理や受送信をさらに最適化できます。
BtoCビジネスへの活用
ドキュサインはBtoBのみで利用されるものではありません。BtoCビジネスへの活用も可能です。
パソコンからスマホ、タブレットなど、様々なデバイスからアクセスできますので、個人との対応も素早くできます。契約書の内容や処理状況を相手方の手元にあるデバイスに反映させ、その場で契約書を電子で締結させられます。契約締結までのスピードも向上できるようになるでしょう。
プランの自由度が高い
ドキュサインにはニーズに合わせて自由度の高いプランが用意されています。Webサイト上から、後述する3つのプランを選ぶこともできますが、ユーザー数の制限なく使いたい場合や、既に自社で利用しているSalesforceやMicrosoft Office 365などのシステムと連携したい場合などには独自にカスタマイズをすることも可能なプランもあるのです。
DocuSign eSignature for SalesforceによればSalesforce上のデータを使用し簡単に文書が作成できるようになりますし、署名捺印を完了した文書も自動でSalesforceに保管させることができます。契約日や商談ステータスなど、色んなデータを自動反映させることが可能で、これまでマニュアルで行っていた多くの作業が不要となるでしょう。
その他、導入から実装までのサポートをしてもらいたい場合や、活用方法を継続的に提案してほしい場合にも要望にあったプランの用意をしてもらえますので、既存のプランではなく独自のプランを求める場合には問い合わせてみるといいでしょう。
DocuSignのプラン
以下の3つのプランが用意されていますので、どのプランが合っているのか見極めて導入を検討してみましょう。
Personal(個人向け)
特徴
「Personal」プランは、個人で利用する方に適したプランで、1名での利用を想定しています。
機能
エンベロープの送信は月に5回まで可能で、1回のエンベロープで送信できる受信者と文書の数に制限は設けられていません。自分のアカウントに送信先を追加しチームへ文書を送信、管理することになります。文書受信した者は無料で署名捺印ができます。
署名はもちろん、氏名や日付、会社名、役職、メールアドレスなどの情報を収集できますし、必要事項を入力するためのテキストボックスやチェックボックスを配置することも可能です。
また、モバイルアプリ（無料）も提供されていますので、iOSやアンドロイド版のアプリをダウンロードすればどこでも文書の作成や送信、署名捺印ができます。
価格
月額プラン：1ユーザーあたり月$15
年額プラン：1ユーザーあたり月$10（年間$120）
どのような企業におすすめ
このプランは個人向けですので会社規模での利用ではなく、メインとなる1人と受信側のその他のメンバーで構成されるようなチーム単位で利用するといいでしょう。
Standard(企業向け)
特徴
「Standard」プランはユーザー数を最大3名まで追加可能できる企業向けプランです。多くのユーザーが利用できるだけでなく、より多くの機能も搭載されています。
機能
「Standard」プランには「Personal」プランで利用できる機能に上乗せする形で多くの機能が使えるようになっています。その多くはビジネスプロセスを自動化することを目的としたものです。例えば送信した文書のリマインダーや有効期限の通知メールを、自動で送ることが可能になります。そのため受信者がなかなか署名しない場合でも、催促をする手間が省けます。送信したものが開封されているのか、作業が完了しているかどうかなど、現在のステータスを確認できるようにもなります。
価格
月額プラン：1ユーザーあたり 月$40
年額プラン：1ユーザーあたり 月$25（年間$300）
どのような企業におすすめ
低コストで、紙ベースのワークフローからデジタル化を進めたい多くの企業におすすめです。ただしセキュリティを強化する必要がある場合やより細かな機能を使いたい場合には下の「Business Pro」プランを検討しましょう。
Business Pro(企業向け)
特徴
「Business Pro」プランも「Standard」プランと同じく企業向けのプランです。ユーザー数は最大3名まで追加できます。他のプランより多くの機能が用意されていることで、様々なビジネスシーンでサポートしてもらえるでしょう。
機能
「Standard」プランの機能にさらに機能を加える他、セキュリティ面など性能も強化されます。例えば署名者に対し同時に支払いを依頼することができたり、本人認証のために身分証明書を添付してもらったりもできるようになります。これまで複数のやり取りが交差していた面倒なコミュニケーションもワンストップで済ませることができます。
価格
月額プラン：1ユーザーあたり 月$60
年額プラン：1ユーザーあたり 月$40（年間$480）
どのような企業におすすめ
全てをデジタル化し、本格的に利用していく場合にはおすすめです。プライバシー保護、個人情報保護を重視する場合にもおすすめのプランです。
