BtoBプラットフォーム 契約書の概要
「BtoBプラットフォーム」とは電子商取引のプラットフォームのことです。すでに40万社以上に利用されており、電話やFAX、郵便など、これまで余計な時間やコストをかけてしまっていた行為を削減もしくは効率化することに貢献しています。その結果、生産性が向上しています。
「BtoBプラットフォーム」で提供されるサービスにはいくつかの種類があり、ここでは「BtoBプラットフォーム 契約書」に関して解説していきます。「BtoBプラットフォーム 契約書」は契約書の作成をデジタルで行い、契約業務全体をスピーディにこなすことができるサービスです。また情報を一元管理できること、高い機密性を有していることも特徴的です。例えば、Web上で契約の締結から管理、社内承認等をまとめて管理できるようになります。当然、改ざんに対する耐性も強く他の同種サービスと比較しても優れた機能を有していると評価され、強いセキュリティ性能によって安心して使用していくこともできるサービスとなっています。そのため電子契約を今後導入していこうと考えているのであれば当該サービスの利用を検討してみるといいでしょう。
「契約書」以外でも、「BtoBプラットフォーム」では以下のサービスが提供されていますので、簡単に紹介しておきます。
- 受発注システム：3万社以上で利用されている。
- 規格書：業界標準の規格に対応させることが簡単になる。
- 商談プラットフォーム：新規取引先の発見、販路の拡大ができるように。
- 業界チャネル：業界全体や特定の企業を把握するのに有用な情報ツール。
- 請求書：請求書の発行や受取など経理業務の改善が図れる。
- 見積書：見積書の作成、受取などのすべてをWeb上で可能に。
BtoBプラットフォーム 契約書の特徴
電子データ化
「BtoBプラットフォーム 契約書」を導入することで、商取引行為によって発生する各種情報を電子データ化できるようになります。例えば見積や契約、受発注、請求などの過程で出てくる書類や帳票類はすべてカバーされます。また1社が電子データ化の流れを進めることで他の複数の取引先に電子データ化された情報が行き渡り、さらに他社へと電子データ化の流れが進んでいくことになります。自社発行する書類をデータ化する企業が増えれば関連する企業の作業量も削減することに繋がりますので、全体として効率化の方向へ向くことができるようになるでしょう。
データ化された情報だと、書類の改ざんが発生しないかと心配する人もいるかもしれませんが、当該サービスでは改ざんを予防するため電子署名やタイムスタンプ、ブロックチェーン技術が取り入れられています。秘匿性の高いセンシティブな情報を扱う場合であっても「BtoBプラットフォーム契約書」は問題なく使用できるのです。
1つのインターフェースで管理
「BtoBプラットフォーム」では様々な商取引行為を電子データ化することができる上に、これらを1つのIDで管理できるようになっています。1つのインターフェースでまとめて見積、契約、受発注などが可能となります。
契約に関するすべての書類は1つにまとめることができ、一連の流れとして管理されます。他の書類との紐づけにより裏付けを明確にすることも可能です。社内における情報共有が円滑になり、総務や法務の課題を改善することに繋がるでしょう。
取引先は無料で利用できる
取引先は無料で電子データ化された書類を利用できます。そのため印紙代や郵送代が取引先のほうでも不要となり双方にメリットが生まれます。相手方もデータを確認して承認するだけで完了するため、契約締結までの時間も短縮されるでしょう。
BtoBプラットフォーム 契約書の機能
契約書発行
「BtoBプラットフォーム 契約書」で最もメインになる機能が契約書の発行です。契約書を作成、アップロードして登録、そしてクラウド上で取引先に送信することができます。契約書ファイルとしてアップロード可能なのはWord（docx、doc）、PDF（pdf）のみですが、添付ファイルとしてはExcel(xls,xlsx,xlsm)、PowerPoint(ppt,pptx)、txt、csv、pdf、jpg、jpeg、gif、png、zipなど様々な拡張子ファイルが許容されます。
電子契約
クラウド上で契約の締結が可能となります。その際の契約情報はブロックチェーンに記録され、タイムスタンプ・電子署名が付与されます。そのためデータの改ざん耐性が強く、信頼性の高いやり取りが実現されます。
押印機能
会社の印影を登録しておき、電子契約で押印をすることが可能です。そもそも電子契約では押印をしなければならないということはありませんが、実務上利用する場面があるためこの機能が備えられています。
法的には、押印のある契約書によりトラブルが生じた時でもその契約締結において真正な意思が存在したことが推定されることで解決が図れますが、一般的な電子契約では印影に代わるデジタル署名やタイムスタンプ等で足りるとされています。電子署名法でも、電子署名が施されると紙の契約書に押印したのと同様に真正な成立が推定されると定められています。
差戻し
必要に応じて、契約書を受領した側が差し戻しをできるようになっています。またこの際にはコメントの付与もできますので、その後の作業も円滑に進めやすくなります。
契約書保管
作成した契約書はクラウド上で保管できます。ただしプランによって異なり、例えばフリープランだと月間3通までですが、ゴールドブランでは紙で締結した契約書をアップロード、登録、一括管理まで、すべての機能がフルで使えます。
契約書管理
契約書の管理もしやすくなります。保管している契約書を見やすく検索したり並べ替えたりすることで探し出すのに無駄な時間をかけずに済むでしょう。契約種別やステータス、取引先別で表示させられるなど自由度が高く、さらにその処理状況や進捗も管理が可能です。
参照者設定
「参照者設定」では、ユーザー別に参照権限の付与ができるため、一部のユーザーにのみ見せたいものを区別するため閲覧制限を設けることができるようになります。
権限管理
「権限管理」は管理者向けの機能で、自社保管の全参照や編集権限の付与ができます。有料版から使用できる機能です。
契約書関連付け機能
過去に作成した契約書と、別の契約書の紐づけを行うことで関連書類とすることができ、参照をさらに効率的にできます。
契約データ一括アップロード
こちらも有料版のみでの機能で、スキャンしたデータを一括アップロードすることができます。
代理作成機能
代理で契約書を作成する者を設定できます。代理作成者には契約書の検索や閲覧、編集、削除、社内申請、発行などの権限が付与されます。
質問機能
取引先とは質問およびそれに対する回答のやり取りができます。複数の取引先と交わした契約書であっても取引先ごとに1対1のやりとりが可能です。
取引先の電子署名不要機能
注文書や納品書、検収書など相互同意が必要ないものは、電子署名が不要なものとして、発行者側が任意で送信可能です。秘密保持契約書や業務委託契約書など、相互契約が必要とされる契約書は除かれます。
契約期限アラート機能
契約書の有効期限が近づくとアラートを出すように設定することができます。何日前にアラートを出すのか、契約書ごとに設定ができ、作成者や管理者などにメールが送られます。
BtoBプラットフォーム 契約書のプラン
フリープラン
特徴
フリープランは無料で「BtoBプラットフォーム 契約書」が利用できるプランのため、導入へのハードルは低いです。ただし気軽に使用はできるものの使える機能には制限が多くかかっています。
機能
「電子契約」「電子保管」「添付機能」「参照者設定」「期限切れアラート機能」「押印機能」などが使用できます。ただしフリープラン同士での電子契約は月に5件まで、電子保管に関しても月に3件まで、添付機能もフリープラン同士では利用が不可とされています。
なお、オプションで「ワークフロー機能」を付けることは可能です。ワークフロー機能と連携すれば社内稟議にも対応できますので進捗状況の確認が容易になり、ミスも減らすことができます。
価格
￥0～／月
月額固定費は0円ですが、導入フォローを希望するのであれば別途初期費用が求められます。その場合は問い合わせが必要です。
どのような企業におすすめ
「BtoBプラットフォーム 契約書」がどんなものなのかとりあえず試してみたい、契約書の件数が非常に少なく多くの機能は必要ない、という企業にはおすすめです。
シルバープラン
特徴
シルバープランはフリープランに機能を追加し、利用範囲の幅を広げたプランになります。
機能
契約書に他の書類を添付できる「添付機能」はフリープランのような制限がなくなり、「権限管理」の機能も追加されています。その他「一括アップロード機能」が電子契約のみに限られますが使えるようになります。
価格
￥10,000～／月
月額固定費が発生するほか、電子契約をしたときには従量料金として1通あたり50円が発生します。添付ストレージも10GBまで無料で使えるようになります。
どのような企業におすすめ
電子契約を制限なくできるようにしたい、より多くの機能を使っていきたいという企業におすすめです。特に書類の編集、管理権限者を決めておきたいという場合にはシルバープランがおすすめです。
ゴールドプラン
特徴
ゴールドプランでは、シルバープランに設けられていた各種上限を取り除き、すべての機能を使えるようにしたプランです。
機能
シルバープランに比べて「電子保管」の上限がなくなり、「一括アップロード機能」も電子契約に限らず他の書類でも利用できるようになっています。
価格
￥30,000～／月
電子契約時に発生する従量料金が100通まで無料となり、それ以降で1通50円発生するようになっています。添付ストレージは50GBまで無料です。
どのような企業におすすめ
書類管理の一元化、契約書や関連書類もまとめてアップロードしたいという企業におすすめです。
