印刷業でのプロジェクトとは
業界や業種、会社ごとにプロジェクトの内容は異なります。そして仕入れの情報や売上情報、外注をしているのであればその情報など、様々な情報がプロジェクトを実行する中で生まれてきます。複数のプロジェクトを同時進行することや、ひとつのプロジェクトが非常に複雑である場合などもあります。そうなると管理も難しくなってきますが、プロジェクト収支管理を怠っていると現在の正しい状況把握やそれに伴うプロジェクトの軌道修正などが適切に行えません。これはどの業種であっても言えることです。例えば印刷業において、プロジェクトの内容は違うものの製造業・小売業などとプロジェクト収支管理の重要性に変わりはありません。この管理をするには専用のツールを導入することが一般的です。これにより複雑な企業活動の全体を掴むことができ、かつ、リアルタイムでプロジェクトの収支状況が分かるようになります。では印刷業におけるプロジェクトとは具体的にどのようなものになるのでしょうか。全体的な流れとして、新しい得意先の獲得から始めるのであれば新規開拓の営業、過去に受注歴がある得意先であれば見積もりから始まります。見積書を作成、そして提出、その後正式に受注となり必要に応じて仕入れ作業などが行われます。出版物によっても変わってきますが、得意先から原稿の受領、校正や校了などを通して印刷する内容を確定していきます。作業指示書を作成し、工場にて指示内容に従ったものが印刷されます。ものが出来上がれば納品し売り上げを計上という流れになります。およそ、見積もり～製造～納品という過程は多くの業種で行われていることです。しかし印刷業ではプロジェクトの中に入稿や校正といった過程が含まれている点で特徴的です。
印刷業でプロジェクト収支管理をして得られる成果
出版業界の複雑な商慣習への対応
上で説明した基本的なプロセスでは、見積書や作業指示書などの他、付随して多くの情報が生まれ、これらを管理していかなければなりません。プロジェクト収支管理ツールの導入でこれらを簡素化、効率化することができます。例えば作業指示書をデータベース化すれば過去の履歴として参照しやすくなるだけでなく、リピート時の工数削減、発注・工程・原価管理など一連の事務作業が効率的に進められるようになります。また、印刷業独自のプロジェクトを管理できるシステムの多くはこうした基本的なプロセスの他、出版社や出版物によって異なる取引条件にも対応できるようになっているものが多いです。取引先や出版物の違いによるプロセスの多様化、商業印刷や出版印刷、ビジネスフォームといった業態にも対応し、一元的に管理していくことが可能になります。適切なプロジェクト収支管理によって、複雑な工程があっても状況把握などが簡単になります。
高精度な工程管理の実現
印刷業特有のインターフェースを用いることで効率的に作業指示書や原反手配などが行えるようになります。すべての情報を一元的に管理すれば、一度入力したデータの再入力の必要もなくなります。それぞれの情報を紐づければ参照が容易で計画も立てやすくなります。計画された作業は、製版・刷版・印刷など、進捗をリアルタイムで把握することができるようにもなるでしょう。
管理のしやすいプロジェクトの構築
印刷業では製版や印刷、製本・加工といった独自の工程がプロジェクトに含まれます。これらに対応できるよう適切なプロジェクト収支管理が必要になりますが、業界独自ではなく、会社独自のやり方にまでシステム側が歩み寄ることは必ずしも良いとは限りません。提供されるソリューションは各業務で効率的になるよう計算されて作られています。従来の方式を変え、企業側から歩み寄ることも重要になります。各業界の中でも比較的歴史の長い印刷業界では従来の方式を変えることに抵抗があるかもしれません。しかし企業に合うようシステムを構築するのではなく、システムに合うようプロジェクトを見直すことで管理のしやすい形に構築することができます。ペーパーレスやリモートワーク、情報技術の発展により働き方にも変化が起こっています。プロジェクト収支管理は時代に合ったプロジェクトを構築する機会にもなるでしょう。
におすすめのプロジェクト収支管理ツール
MA-EYES
MA-EYES [エムエーアイズ] は、企業の業務全般を統合的にサポートします。MA-EYESには大きく分けてプロジェクト管理を中心としたプロジェクト型企業向けMA-EYESと、広告業界に特化し営業業務・仕入れ業務・経理業務をシームレスに連携した広告業界向けのERP MA-AYESがあります。
webサイト：https://www.bbreak.co.jp/maeyes/index.html
ZAC
収益性を成果や業務が違う組織ごとに管理することができます。クリエイティブ職の収益を把握したり、管理したりすることをサポートする機能を搭載しています。
webサイト：https://www.oro.com/zac/
印刷業でプロジェクト管理をする際の注意点
プロジェクト収支管理にかかる費用対効果を考慮する
すでに述べたように、プロジェクト収支管理は経営の意思決定にも関わってくるもので非常に必要性が高いです。しかし管理をしていくにもツール導入など、費用がかかってきます。仮にプロジェクト管理によって得られる成果よりも、管理にかかる負担が大きすぎると逆効果になるかもしれません。
複数のシステムを採用する場合の連携性
出版社や出版物によって異なるプロセスに対応するため、それぞれに合ったシステムを運用していることもあるでしょう。適用範囲が広く、柔軟性の高いプロジェクト収支管理ツールを導入すればそれだけでカバーできることもあります。しかし従来のシステムも併せて使っていきたい場合には連携性を考慮しなければなりません。導入したシステム間でデータの共有ができなければプロジェクト収支管理の効果は薄くなるでしょう。
