PDFとは?PDF変換ソフトとサービスを徹底比較!

PDF 変換ソフト

PDFとは?

仕事などで「PDF」という言葉をよく聞きますよね。

「この資料PDFで送っといて」

「PDF化したファイルを印刷して」

などなど、ビジネスでは「PDF」というものは必要不可欠なモノです。

しかし普段から使っている人でも「PDFの意味」を理解している人は少ないのではないでしょうか?

PDFとはPortable Document Format(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)の略称で、電子文書とも呼ばれています。

PDFは、文書データを紙に印刷するのと同様に、形式を保持したまま電子ファイルとして保存できるため、どのパソコンで開いても全く同じデータを見ることができます。

普段なんとなく使用しているPDFですが、実はたくさんのメリットがあるのです。

PDFのメリット

ビジネスで書類を送受信する際に必要不可欠なPDFですが、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか?

ここでは、PDFのメリットを3つご紹介します。

特殊なソフトを使用する必要がない

1つ目のメリットは「特殊なソフトを使用する必要がない」です。

よくあるのが、WindowsでExcelやWordを用いて書類を作成し、Macに送るケース。

この場合、MacにはWordやExcel、PowerPointなどが標準搭載されていないため、読み取り専用のアプリケーションなどをダウンロードしなければファイルを開くことができません。

さらに、Adobe IllustratorやAdobe Photoshopなどを使用して作成したデータに関しては、該当アプリケーションを購入しなければならないので、かなりの手間や工数がかかります。

しかしPDFは上記とは異なります。

基本的にどのパソコンも、PDFを閲覧するための標準ソフトが標準搭載されています。

そのため、専用の編集ソフトなしでも、ファイルを開くことができるのです。

そのままの形式を保持できる

2つ目のメリットは「そのままの形式を保持できる」です。

WindowsのパソコンのWordやExcelで作成したファイルは、MacのPagesやNumbersというソフトでも開くことはできます。

しかし、2つソフトウェアで対応しているフォントやレイアウトは異なるので、「開いたらレイアウトやフォントが何か違った、、」というケースも往々にしてあります。

しかし、PDFでは文書データを紙に印刷するのと同じように、電子ファイルとして保存できます。

つまり、フォントやレイアウトをそのままの形で保持可能ということです。

そのため、どのパソコンで開いても同じように見ることができるのです。

ファイルサイズが小さいので、スムーズなやり取りが可能

3つ目のメリットは「ファイルサイズが小さいので、スムーズなやり取りが可能」です。

ビジネスメールでデータを添付する際、できるだけサイズの小さいファイルを送って、受け取り側のダウンロードやストレージ圧迫、保存・管理の負担を減らしたいですよね。

PDF形式で保存すれば、圧縮の仕方によりますが、ファイルサイズを軽量化可能です。

そのためビジネスメール上でも、スムーズなやり取りを行うことができます。

PDFのデメリット

もちろんPDFにも使いにくい点はあります。

ここでは、PDFのデメリットを2つご紹介します。

編集することができない

1つ目のデメリットは「編集することができない」です。

PDFを読み取るだけのソフトは、基本的にどのパソコンにも標準装備されています。

しかしPDFファイルを「編集する」となると、新たに専用の編集ソフトを用意する必要があります。そのため、受け取り側で修正などを行うことができません。

もしファイルに間違いなどが見つかれば、元データを持っている方が修正し、PDF化して再度送信しなければなりません。

これはデメリットではありますが、逆を言えば「データを簡単に改ざんできない」というメリットにもなり得ます。

モニターで表示の際、ずれる可能性がある

2つ目のデメリットは「モニターで表示の際、ずれる可能性がある」ことです。

PDF保存は、データをそのまま電子的に保存します。

つまり、レイアウトやフォント、文字の太さなども変化することはありません。

「どのパソコンでも同じように見れる」というメリットはありますが、もしモニターに拡大表示するとなった場合、自動でモニターに最適化されないので、実際よりも文字が細かったり、太かったりする可能性があります。

PDFからテキストをコピーできない原因と解決法

「PDFの中のテキストをコピーして資料を作成したいけど、反応しない!」

「PDF中のテキストがコピーできない!」

PDFファイルを扱っていると、このような問題に遭遇するときはありませんか?

ここでは、上記のような問題の原因と解決法をご紹介していきます。

コピーの操作方法が違う

PDF中のテキストがコピーできない1つ目の原因は「そもそもコピーの操作方法が違う」です。

PDFの中のテキストをコピーするには、「選択ツール」状態にしておかなければなりません。

「手のひらツール」になっていたり、他のツールを選択しているとコピー不能です。

そのため、まずはご自身のパソコンのPDFを開いている画面で、「選択ツール」状態になっているかどうか確認するようにしましょう。

画像化されていてテキストとして認識されない

2つ目の原因は「画像化されていてテキストとして認識されない」です。

写真やデータをスキャナーなどでスキャンし、PDF化したものは、画像として認識されるため、テキストデータとして認識されません。

どうしてもコピーしたい場合は、「OCR」と呼ばれる機器を使い、テキストデータを読み込む必要があります。(以下で詳しくご説明します。)

保護されたファイルである

3つ目の原因は「保護されたファイルである」ことです。

機密文書や重要書類の場合、勝手に編集できないよう、ファイル自体が保護されている可能性があります。

ファイル保護を無理やり解除する方法もありますが、もし何かあれば完全に自己責任です。

そのため、保護されたファイルを編集したいときは、必ずデータを作成した本人や会社に確認するようにしましょう。

PDFをテキストに変換する方法

では、PDFファイルをテキストデータに変換したい場合、どうすればいいのでしょうか?

ここでは、3つの方法をご紹介します。

PDF変換ソフトを利用する

まず1つ目の方法は「PDF変換ソフトを利用する」です。

「Wondershare PDFelement」などのPDF変換ソフトを利用すれば、簡単にテキストを抽出可能です。こちらのソフトは、OCR(Optical Character Recognition:光学文字認識)と呼ばれる、画像の中からテキストデータだけを抽出する技術を使用しています。

そのため、簡単かつ高精度に文字だけの書き出しを行うことができます。

やり方は、ソフトをダウンロードし、PDFファイルを読み込み、テキストの出力形式を選択するだけなので、誰でも簡単にできます。

無料のPDFサイトを利用する

2つ目の方法は「無料のPDFサイトを利用する」です。

Web上には、無料でPDFをテキスト化してくれるサイトがあります。

こちらも該当のPDFファイルをアップロードするだけで、サイト上で「OCR処理」を行ってくれますので、誰でも簡単にできます。

では、PDFのテキスト変換が行えるソフトやサービスをご紹介します。

おすすめのPDFをテキストに変換するサービスやWebサイトの比較

ここでは、PDFをテキストに変換できる、おすすめのサービスやWebサイトの比較していきます。

気になるサービスがあったら、ぜひ試してみてください。

Icecream PDF Converter

Icecream PDF Converter
まずはじめにご紹介するのは、「Icecream PDF Converter」というソフトです。
こちらのソフトを使用すれば、スムーズにPDFからテキストに変換できます。

特徴

PDFファイルからJpeg画像への変換はもちろん、画像、HTML、ドキュメントをPDFに作成できる相互変換ソフトです。

PDFから画像への変換は「指定ページ」「すべてのページ」など、ページ指定を行うことができ、画像からPDFへの変換時にも「1ページずつ」または「すべてのページ」など、ページごと、またはまとめて行うことができます。フリーバージョン、Proバージョンの2種類が選べます。

料金

フリーバージョン:無料

Proバージョン:約3100円

Webサイト

https://icecreamapps.com/jp/PDF-Converter/

Cometdocs

Cometdocs
次にご紹介するのは「Cometdocs」というソフトになります。

特徴

こちらはPDFからWord、Excel などへ変換できるフリーソフトです。

PDFをオフィスソフト、テキスト、ウェブページ、AutoCad / 画像(JPEG / PNG / BMP / GIF / TIF) などへ変換できる優れもの。

インストール不要なので、かなり使い勝手の良いソフトです。

料金

フリーソフト/無料

Webサイト

https://www.cometdocs.com/

Light PDF

Light PDF
3つ目にご紹介するのは「Light PDF」というフリーサイトです。

特徴

「Light PDF」インストール不要で、PDFの編集機能とOCR機能を兼ね備えた優秀なサイトです。

Windows、Mac、Android、iPhone対応で、言語も25言語ほど対応しています。

料金

無料

Webサイト

https://lightpdf.com/jp/convert-pdf-to-text.html

small PDF

small PDF
4つ目にご紹介するのが「small PDF」というフリーサイトです。

特徴

Small PDFは、PDFの圧縮・変換のみならず分割・結合や編集、署名も行えます。

また、web上で完結するので、インストール不要という利点もあります。

料金

無料

Webサイト

https://smallpdf.com/jp

PDF エレメント

PDF エレメント
最後にご紹介するのは「PDF エレメント」というソフトです。

特徴

こちらは、PDFのOCR処理、データのPDF化、結合、分割、圧縮、変換はもちろんのこと、電子印鑑なども作成可能なソフトウェアです。

使いやすいインターフェースで初心者から熟練者まで、幅広い層に受け入れられています。

料金

PDFelement プロ版:7,280円

PDFelement 標準版:4,980円

Webサイト

https://pdf.wondershare.jp/


次のレベルの試験に挑戦して
業務力をアップ!

さらに高いレベルの試験に挑戦して、業務力をパワーアップしましょう。

簿記

簿記 2級

経営管理に役立つ知識として、最も企業に求められる資格の一つ。企業の財務担当者に必須。

次回試験:2020年11月15日
>日商の検定サイト簿記2級

簿記 1級

公認会計士、税理士などの国家資格への登竜門。合格すると税理士試験の受験資格が得られる。

次回試験:2020年11月15日
>日商の検定サイト簿記1級


2016 © 業務の教科書