ペーパーレス会議システム導入のメリットとデメリット!おすすめのシステムを比較

ペーパーレス会議システムとは

近年、書類や資料をデジタル化して共有する「ペーパーレス」の取組みが様々な企業で行われるようになっています。紙を使った従来の方法に比べて工数や資源を削減することができ、効率的な業務の遂行が図れます。また情報共有がしやすくなり、遠隔地での会議などでも利用がしやすいなど、ペーパーレスには多くのメリットがあります。そのためペーパーレス会議では、参加する者が紙に印刷した資料を持ち寄ることなどはせず、すべてパソコンの画面上や投影するなどしてその内容を共有します。
ペーパーレス会議システムは、こうしたペーパーレスを実現するための機能が搭載されたツールのことを言います。

ペーパーレス会議システムの導入メリット

紙や印刷にかかるコストが削減できる

ペーパーレス会議システムを導入すれば印刷をする必要がなくなり、紙やインクを消費することもなくなります。さらに、不要となった資料を廃棄する際にかかるコストも削減することができます。

資料の管理が簡単になる

ペーパーレス会議システムを導入すれば、大量の紙資料を保管し続ける必要はなくなります。資料がかさばりスペースを取ってしまうという問題も解決できるでしょう。さらに、紙資料の場合ファイリングを適切に行うことで過去の資料も取り出しやすくすることは可能ですが、ペーパーレス会議システムではシステム上で一括管理できるため、検索を素早く行うことができるようになります。ある過去のピンポイントの資料であってもキーワードや条件を設けて検索することで瞬時に見つけ出すことができます。

場所を問わず資料の共有ができる

会議資料をデータ化しクラウド上で共有すれば、どこにいても資料の内容を確認することができます。本社を離れ、支店や外出先などであっても、クラウド型のペーパーレス会議システムを導入していれば、システムにアクセスすることで場所を問わない資料共有が実現されます。PC以外にもスマホやタブレットで確認できるため、外出時に多くの紙を持ち運ぶような手間はなくなります。
またビデオ通話などを併せて利用することで遠隔地間の会議もスムーズになります。わざわざ会議のために遠くの土地に出向く必要がなくなれば出張コストも減らすことができるでしょう。同時に、会議の準備にかかる時間も短縮され、結果的に会議に要する準備工数は大幅に削減でき、業務効率化が図れます。

セキュリティ対策にもなる

会議資料がシステム上で一括管理されることで第三者への情報漏洩を発見しやすく、かかるリスクを軽減することができます。システム上では閲覧制限を設けることや、保存期間を定めること、外部からはアクセスできなくするなどのセキュリティに関する設定をすることもできます。自社に即したセキュリティ条件を設けることで紙資料を保管する場合に比べてより安全な取扱いができるようになります。

PDCAの回転率を上げられる

流動する市場において企業が勝ち残るためには柔軟かつ迅速な適応力が求められます。その過程で生まれた課題をいち早く解決するための手法には様々なものが考えられますが、ペーパーレス会議システムを導入することでPDCAの回転を上げることもできます。導入によりペーパーレス会議が実現されるだけではなく、資料作成・保管・情報共有が容易になることは課題解決のためになり、多くのメリットをもたらすでしょう。

他システムとの連携がしやすくなる

情報を紙ではなくデータ化することは、色んなシステムとの連携が取りやすくなるというメリットもあります。例えばインタラクティブボードも活用しやすくなります。これは電子黒板とも呼ばれるタッチ機能付き大型ディスプレイのことです。多様なデバイスの画面情報を共有できる以外にも、タッチペンを使い直接メモ書きをすることなども可能です。会議において資料にメモを残す必要があっても、紙のように柔軟な対応をすることができるようになります。ペーパーレスにすると、紙のように自由にメモを残すことが難しいという難点がありますが、他のシステムも併せて使用することでその弱点を補うことができ、さらに効率的な業務が遂行できるようになるでしょう。

環境への配慮にもなる

直接企業の利益に繋がるものではありませんが、紙の使用を抑え、環境に配慮した取り組みを行うことで社会的評価を高めることもできます。特に近年ではCSR(Corporate Social Responsibility:企業の社会的責任)の考え方が重要視され、積極的に環境問題に取り組み企業が評価されやすい傾向にあります。

ペーパーレス会議のデメリット

操作に慣れないと非効率

パソコンやスマホなどのデバイスの扱いに慣れていない従業員だと、導入初期段階ではかえって不便に感じることがあるかもしれません。操作に慣れてその効果を十分に発揮することができれば業務全体の効率化にも繋がりますが、その段階に至るまでに時間がかかるということも認識した上で導入を検討しなければなりません。従業員の有する、こうしたツールへの対応力を把握した上で、必要に応じて研修や学習期間を設けることが大切になってくるでしょう。この面からもコストを比較検討し、導入の有無、あるいは機能性より操作性を重視した製品選びをするといいでしょう。

メモを残しにくい

前述の通り、ペーパーレスを進め、紙を使用しなくなるとメモを書き込むことは難しくなります。紙の資料であれば余白などに付加情報を書き込んでいくことは容易ですが、データ化された資料に対しては同じ方法でメモ書きをすることはできません。別の手法でメモやコメントを付加していくことになります。この点も従来と方法が変わることに抵抗を感じる従業員も出てくるかもしれません。そうした場合には手書きに近い感覚でデータ化した資料にメモ書きできるツール等を使用するといいでしょう。上のインタラクティブボードや、手書き対応のデバイスを利用するなど、工夫をしてみましょう。

資料全体が見渡しにくい

導入するペーパーレス会議システムの種類や使用するデバイスにもよりますが、紙資料に比べて一覧性が低くなってしまう可能性も否めません。紙に印刷していれば机にすべてを広げ、資料全体の分量や全体にざっと目を通して概要を把握することが容易です。一方データ化した資料をスマホやタブレットなどで確認しようとすると、1ページごとの見やすさに違いはなくても、紙を机に広げたときのような一覧性は実現しにくくなります。結局印刷してしまうという事態も考えられますので、解像度の高い大きなモニターを利用するなど、状況に合った対策を行う必要があるでしょう。

おすすめペーパーレス会議システムを比較

Handbook

Handbook

特徴

「Handbook」は、モバイル端末向けのコンテンツ管理システムです。複雑な設定なく各種データをドラッグ&ドロップでアップロードできるなど操作性がよく、伝えたいことをスマートに伝えられる仕組みが備わっています。1500件以上の導入実績を持ち、「ベンダー別売上金額シェア(2017年度)」「累計導入社数ランキング」「ユーザー規模別(1000人未満)MCM・ベンダー売上高」「SaaS・ASP型MCM出荷ID数」でそれぞれ1位を獲得しているなど信頼できるペーパーレス会議システムと言えるでしょう。

料金

Handbook スタンダード:月額25,000円
Handbook プレミアム+:月額120,000円
※30日間の無料トライアルあり

Webサイト

https://handbook.jp/

POLY G7500

POLY G7500

特徴

「POLY G7500」は、中規模から大規模の会議スペースに適したビデオ会議およびコンテンツ共有ができるペーパーレス会議システムです。コンテンツ共有・ビデオ会議の操作は1つのインターフェースで行うことができ、誰でも自分のデバイスからワイヤレスで共有することもできるようになります。高画質の映像で、大きな会議室でも参加者の様子を鮮明に伝えることができ、さらに明瞭なオーディオによって、遠隔地でも参加者と同じ部屋にいるような感覚で会議を行うことができるようになります。ノイズキャンセル機能が搭載されていることも特徴的で、周囲の騒音をかき消すことでより声が伝わりやすくなります。POLY G7500によって接続品質を高く保つことができるでしょう。

料金

要お問い合わせ

Webサイト

https://www.polycom.co.jp/hd-video-conferencing/room-video-systems/polycom-g7500.html

ClickShare

ClickShare

特徴

「ClickShare」では、パソコンにUSB接続した端末から「ClickShareボタン」を押すだけで簡単にパソコン画面を投影できるシステムです。ワンタッチですぐに資料が共有されるため、資料を印刷する手間などはなくなり、ペーパーレスを実現します。ソフトをインストールする必要や社内の無線ネットワークに入る必要もありません。また解像度も自動で最適化されるため調整に時間もかからず、会議効率を上げることができます。

料金

要お問い合わせ

Webサイト

https://office.uchida.co.jp/ict/clickshare/

Bigtincan Hub

 Bigtincan Hub

特徴

「Bigtincan Hub」では、営業資料や提案資料、手順書など、必要な資料を必要なときにいつでも利用できるようになり、営業力を強化することができるでしょう。見やすく検索しやすいデザインで、かつサクサクと動く軽快さも兼ね備えています。もちろんマルチデバイス対応をしており、どのデバイスからでも電子資料にアクセスができるようになっています。管理者画面についてはパソコン専用となっているなどセキュリティ面でも安心です。

料金

Lite:月額1,000円
Standard:月額2,000円
Enterprise:月額3,000円
※無料トライアルあり

Webサイト

http://www.bigtincan.jp/

Oneteam

Oneteam

特徴

「Oneteam」は、情報共有やメッセージのやり取りをオンラインに置き換えることで会議の無駄をなくし、ペーパーレスを実現するコミュニケーションツールです。Oneteamを導入することで会議の効率化を図り意思決定力を向上、さらにオンラインで他部署との連携もできプロジェクトや案件を素早く遂行することができます。また過去データの共有や活用ができるようになることで企業の属人性を下げ、その反面企業の透明性を上げることができます。チームの生産性向上、コスト削減ができ、理想的なコミュニケーション環境を構築できるでしょう。

料金

要お問い合わせ

Webサイト

https://lp.one-team.com/ja/





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