グループウェアとは
グループウェアとは、組織内で取り組む仕事をアシストしてくれるツールのことを言います。チーム内でのスケジュールやタスクの共有、円滑なコミュニケーションを取ることがグループウェアを導入することによってでき、業務の効率化が期待されます。業務に使用されるツールの種類も増え、グループウェアに近いものとして社内SNSなども利用が進んでいます。社内SNSでは社内外とフラットにメッセージのやり取りを行うのが特徴的です。これに対しグループウェアで特徴的なのは社内情報が一元管理され、共有できる点にあります。クラウド型のグループウェアが登場するなどしてさらに導入による業務効率の改善がみられるようになっています。20年以上かけて世界的に普及するに至り、様々な企業で導入、セキュリティの強化が進むなど、今でも進化を続けています。
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グループウェアの主な機能
グループウェアといっても様々な製品があります。具体的にできることはそれぞれ違いがありますが、以下ではグループウェアに搭載されることの多い代表的な機能を紹介していきます。
社員同士のコミュニケーション
グループウェアで代表的な機能と言えばコミュニケーションを取るための機能です。社員同士が円滑にコミュニケーションを取れ、効率的に業務に取り組むことができるようになります。昔からWebブラウザ上で利用できる電子メールはコミュニケーションツールとして多くの企業で使われていましたが、これに加えてチャットや掲示板の機能などがパッケージ化され、多彩な機能が利用できるようになることで、よりリアルタイムなメッセージのやり取りが実現されます。
スケジュール管理
チームメンバーがどのようなスケジュールになっているのか、これをまとめて管理できることでプロジェクトの計画や遂行状態を把握しやすくなります。製品によっては設定によりメンバーのスケジュールの共有範囲や管理権限者を決められ、有効的に情報共有ができることでしょう。
ワークフローシステム
同じメンバー間という横の繋がりだけでなく、各種申請における進捗状況が管理できるなど縦の繋がりができ、流れが明瞭化されることもグループウェアの良さの一つです。ワークフローシステムと呼ばれ、作業の進捗調整のほか申請を電子化でき、休暇取得や予算の申請などの場面でスピーディーにワークフローを回すことができるようになります。
ファイル共有
メッセージがやり取りされるだけでなく、ファイルのアップロード・ダウンロード等もできるようになっています。様々な資料や画像、ドキュメントをメンバーと共有できます。
設備予約
会議の際、部屋や備品を予約しておきたいこともあるでしょう。グループウェアには利用状況を確認、予約の手続きも簡単にできる機能が備わっているものがあります。
グループウェアを比較するポイント
クラウド型かオンプレミス型か
近年ではクラウド型の導入が主流になっていますが、クラウド型・オンプレミス型それぞれに良さがありますので、よく考えて自社に合う導入方式を選択する必要があります。クラウド型は外出先でも、どんな端末でも操作が可能で、導入期間の短さなど、柔軟性の高さが特徴です。導入までのハードルも比較的低く、自社でソフトの管理をしなくてもいいため自動的に最新状態のグループウェアを利用できるというメリットがあります。これに対しオンプレミス型ではサーバー等の機器やソフトの管理を自社でしなければならず負担が増えてしまいますが、ソフト自体の継続的なランニングコストが下げられることや、自由自在にカスタマイズできるというメリットがあります。
操作性
グループウェアは従業員全員が使うツールのため、高機能で複雑なものよりも、簡単に扱えることが重要になってきます。製品の導入を検討している段階では、無料期間があればそれを有効活用し、実際に触ってみることが一番確実な比較方法となるでしょう。数週間から1か月ほどの無料時間が設けられているものが多いです。動作が遅くないかどうか、サクサク動いてくれるかどうかも要チェックです。
利用人数
このツールでは最低利用人数や上限の利用人数が決まっているパターンもあり、会社の規模に応じて製品、もしくはプランを判断しなければなりません。
コスト
よくある料金設定は、ユーザー1人あたり月額数百円、というものです。人数が多いほど月額料金は増えてきますが、ユーザー数が多いと1人あたりの料金が割り引かれることもあります。そのため料金体系を確認し、よく計算した上で製品を見比べるようにすることが大切です。特に、近い将来従業員の増加が見込まれる場合には、今後の計画も考慮した上で選定していくようにしましょう。
機能性
何を求めてグループウェアを導入するのかよく理解した上で各製品の機能を見比べてみましょう。例えば、すでにメールソフトが導入されている企業も多くあるでしょう。チャットツールや掲示板ツールだけを利用している企業もあるかもしれません。このとき、すでに持っている機能はこれから導入するグループウェアに搭載されていなくも良いと判断するのか、それとも従来のツールは捨ててグループウェアで一括して使うようにするのかを決めなければなりません。それぞれのツールの使い勝手や、まとめて管理することの有用性などを比較するようにし、何を実現したいのか、現在の課題を整理した上で最も合致したツールを選ぶといいでしょう。
おすすめのグループウェア
Microsoft 365 with KDDI
特徴
「Microsoft 365 with KDDI」は、日常業務に必要な各種ビジネスツール、セキュリティ機能をまとめたクラウド型のツールです。世界的に見てトップクラスの導入実績を持っており安心して導入することができます。1つのIDでさまざまな認証機能に対応し強固なセキュリティで便利にサービスを利用することができます。
料金
Business：月額2,180円/ID
E3：月額3,480円/ID
E5：月額6,250円/ID
F1：月額1,090円/ID
※BusinessプランではIDの上限が300
※それぞれに含まれるセットプランが異なります
Webサイト
https://www.kddi.com/business/cloud/groupware/microsoft365/
J-MOTTOグループウェア
特徴
「J-MOTTOグループウェア」は、多様なサービスラインナップ、通話無料などのサポート体制が整備されている上に低コストで利用できるグループウェアツールです。会員向けの優待サービスが設けられていることも特徴で、別の業者が提供する各種サービスを安く受けることができるようになります。
料金
スタンダードプラン：20ユーザーまで、月額3,000円（年払いなら30,000円）
※ディスク容量は200MBまで
ライトプラン：10ユーザーまで、年額20,000円
※ディスク容量100MBまで
※ライトプランでは年払いのみ
Webサイト
サイボウズOffice
特徴
「サイボウズOffice」は、国内シェアがトップクラスのグループウェアで、中小企業で特に導入割合が高くなっています。機能が豊富で、この製品1つで広範な機能を代替することができます。ファイル管理の容易さやアプリごとの未読処理機能の搭載、従業員ごとに機能を使い分ける等の細かな設定もできるようになっています。
料金
クラウド版：1ユーザー月額500円～
パッケージ版：10ユーザー63,800円～
Webサイト
https://products.cybozu.co.jp/office/
Garoon
特徴
「Garoon」は、大企業向けのグループウェアで、色んな組織体制に対応できるよう、オプションが豊富に用意されており、外部データベースとの連携や多くのツールとの連携、カスタムアプリを作成することなどが可能です。
料金
クラウド版：
～300ユーザーで、1ユーザー月額845円（年額9,935円）
301～1000ユーザーで、1ユーザー月額800円（年額9,405円）
※ユーザー数1001以上は要お問い合わせ
パッケージ版：
～50ユーザーで、600,000円
51～249ユーザーで、1ユーザー11,000円
※以降、ユーザー数が増えるごとにユーザーあたりのライセンス料が下がる
※5000ユーザー以上は要お問い合わせ
Webサイト
desknet’s NEO
特徴
「desknet’s NEO」は、顧客満足度が5年連続1位を取っているグループウェアで、導入実績も多くもっています。基本アプリケーションだけで26、あらゆる規模や業種で使えます。またAWSをベースに開発されていることも特徴的です。
料金
クラウド版：1ユーザー月額400円
小規模パッケージ版：初期費用39,800円～、2年目以降年額10,000円～
大規模パッケージ版：本体ライセンス410,000円～＋年間サポートサービス90,000円～
Webサイト
AppSuite
特徴
「AppSuite」は、カスタムメイド型の業務アプリ作成ツールです。自社の業務を簡単にシステム化することができ、現場で求められている機能を作り上げ、働きやすい環境を構築することができるようになります。アプリライブラリの利用によって簡単にアプリ作成ができるようになっていますが、これを使用せず一から作ることで高度なアプリも作成が可能です。
料金
クラウド版：1ユーザー月額400円
小規模パッケージ版：初期費用31,000円～、2年目以降年額8,000円～
大規模パッケージ版：本体ライセンス328,000円～＋年間サポートサービス72,000円～
Webサイト
https://www.desknets.com/neo/appsuite/
G Suite
特徴
「G Suite」は、Googleが提供するビジネスツールで、GmailやGoogleカレンダーなど単体で提供されていたアプリがパッケージ化されたものです。法人向けに監査ログ機能が搭載され、安全かつ容易にユーザーの管理ができるようになります。もともとGoogle提供のサービスを使っていた場合などには馴染みがあるため導入しやすいかもしれません。
料金
Basic：1ユーザー月額680円
Business：1ユーザー月額1,360円
Enterprise：1ユーザー月額3,000円
Webサイト
https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/features/
kintone
特徴
「kintone」は、使いたい機能だけを組み合わせてユーザーに合わせたツールを構築でき、使いやすいなどの特徴も持っています。直感的な操作で自在にカスタマイズができ、専門的な知識なく現場に即したサービスを利用できるようになります。
料金
スタンダードコース：1ユーザー月額1,500円
ライトコース：1ユーザー月額780円
Webサイト
Taskworld
特徴
「Taskworld」は、タスク管理・プロジェクト管理に関する機能を総合的に使うことができるツールです。世界的に多くの導入実績を持っており、豊富な機能の他、複数言語によるメールサポートなどサポート体制も充実しています。
料金
プロフェッショナル：1ユーザー月額14.99ドル（年払い10.99ドル）
エンタープライズ：要お問い合わせ
※エンタープライズは専用サーバーやオンプレミス等、より本格的な規模での導入を検討する場合
