入退室管理システムとは
入退室管理システムとは、ある部屋や建物で生ずる人の出入りを把握し、そのデータをまとめて管理できるシステムのことです。ただ単純に、出入りした数をカウントするようなものではなく、あらかじめ入退室できる人物を登録しておくことで出入りの制限をかけることができます。さらに、誰が何時にどれだけの時間入室していたのか、多くの情報を一元的に管理することもできるようになっています。例えば企業の重要な書類を保管している部屋や、社員寮などは誰もが入れる必要はなく、制限をかけることで安全に利用できるようになります。入退室管理システムではある施設においてその安全性を高め、同時に利便性向上が図れるシステムなのです。
入退室管理システムの主な機能
入室者の登録
入退室管理システムではまず、運用にあたり入室できる人物を登録することから始めます。自社ビルに導入する場合には、従業員が出入りすることになる建物の玄関に機器を設置し、登録した情報をもとに入退室の制限をかけます。ビルの一室を借りている場合でも、オフィスの入り口に機器を設置し登録情報から入退室管理を行うなどの運用がなされます。製品によって異なりますが、登録した人物情報をもとにセキュリティ権限を設け、入れる部屋とそうでない部屋とをシステム上で操作することもできます。
履歴管理
入室や退室について制限を設けるだけでなく、入退室が許されている者についてもその使用履歴を残すことで後のトラブルを防止するなどの効果を発揮します。履歴情報は日付や種別で保存することができ、大量の情報が蓄積されていても簡単に検索して特定の日の情報を見つけだすこともできます。異常事態が生じても、こうして入退室管理システムの履歴を遡ることで解決ができるようになるのです。
警報機能
不正な動作が感知された場合やシステム異常、その他問題が生じた際に、管理画面上で警報を表示させることができます。そうすることでいち早く対処することができるようになります。無理やりドアをこじ開けたようなケースはもちろん、ドアの故障や一定時間ドアを開けっぱなしにしているときに知らせてくれる機能なども搭載されています。
カレンダー機能
休日や就業時間の設定をすることで、不要な入退室を防ぐことができ、入退室の権限を持つ社員による不正を防止するなどの効果も期待できます。また事前に申請をしていない時間外労働をできなくすることで、健全な勤怠管理のためにも間接的な効果を発揮します。
入室時間の監視
出入りの情報を把握できることで入室していた時間を監視することも可能です。この機能はセキュリティ管理が特に重要視される部屋において活用され、より厳しく入退室管理を行うことができるようになります。残留時間の設定をすることである特定の部屋に滞在できる時間に制限をかけ、不正行動のリスクを下げる効果が期待できます。誰が残留しているのか、そして残留時間を超過した際には警報を出すことなどもできます。
入退室管理システム導入のメリット
セキュリティレベルの向上
入退室管理システムで最も効果が出るのはセキュリティ面です。誰がいつどの部屋・建物に入り、そして出たのか、すべて把握することで不審者の侵入を防ぐことができるようになります。またこの監視がされていることを従業員が知ることで内部不正を防止するためにも役立ちます。近年では特に個人情報流出には社会全体が敏感なため、情報漏洩を防ぐためにも入退室管理システムの導入が推奨されます。
企業の信頼性向上
入退室が管理されていることで、取引先も安心して情報を預けることができるようになります。企業活動を続ける上では対外的な信頼関係が非常に重要になるため、一定水準以上のセキュリティレベルを保っているということを入退室管理システムの導入によりアピールでき、よりよい取引を続けやすくなります。万が一情報が流出してしまった場合でも、企業側が適切な管理を施していれば損害賠償における過失が認められる割合も小さくすることができるでしょう。
従業員の行動管理
入退室の制限だけでなく、滞在時間や入退室が行われた時間が把握できることで従業員がどのように行動したのか管理することに活用できます。従業員に異常な行動がないかチェックでき、業務に関係のない部屋への出入りが発覚した場合にはいち早く対処することでトラブルを未然に防ぐことができるかもしれません。申請のされていない残業や休日出勤を防ぐことにも役立ち、勤怠状況を是正するメリットも得られます。
入退室管理システムを比較するポイント
目的に合った機能性
導入するときには実際の運用シーンを想定して検討することになります。他のセキュリティシステムや社内設備との連動を必要とする場合にはそれが可能な製品を選ばなければなりません。入室と同時に冷暖房や室内灯を点けることができるものを検討してみてもいいかもしれません。どのような認証方法で運用するのか、複数の手法を併用することは可能かどうかといった点も比較検討していきます。どのような目的で入退室管理システムを導入するのか見直し、入退室に連動した便利さを求めているのか、セキュリティを重視するのか、といったそれぞれの目的に合わせて製品を比較していくといいでしょう。
コスト
導入にあたりコストは決して無視できないポイントです。料金体系も製品によって様々で、含まれている機能にも違いがあります。クラウド型のサービスを利用する場合には比較的初期費用が抑えられるという特徴はありますが、長期的に見た場合の運用コストは計算しなければなりません。また複数のサービスを一体にした複合型の製品もあるため、一つの製品でカバーされる機能を考慮した上で費用対効果を考えるようにしましょう。
サポート体制
入退室管理システムは企業のセキュリティに大きく関わるシステムのため、万が一の事態に備えて迅速な対応ができるようサポート体制が整っている製品を選ぶべきです。しかしセキュリティ面を重視した目的での導入でなければ費用との兼ね合いも考慮し、優先度は低くなってくることもあるでしょう。
サポート体制については特に、導入段階におけるサポートにはどのようなことが含まれるのか、その後の運用段階ではどのようなサポートが得られるのかに着目します。メンテナンスやトラブル対応に関するサポートも確認しておきましょう。
デザイン性
建物の玄関など、人がよく出入りする箇所に機器が設置されるため、企業イメージを左右する一要因になる可能性があります。そのためデザイン性を重視する場合には機能性だけでなく、見た目や認証タイプも比較していく必要があります。
おすすめ入退室管理システムを比較
Akerun
特徴
「Akerun」は、小さな機器を貼り付けるようにして設置するだけで入退室管理ができるようになるため、大きな工事を必要としません。後付けで設置でき、その方法もドアの鍵のつまみに被せるようにするだけで足ります。スマホを鍵として利用することもできるため、手軽に施錠ができるようになります。さらにタイムカード代わりに出退勤時間が記録できることで、従業員一人ひとりの勤務状況を把握することもできます。
料金
標準プラン：初期費用0円＋月額費用（要お問い合わせ）
Webサイト
カギカン
特徴
「カギカン」は、多様なデバイスで施錠ができ、合鍵発行なども管理できるスマートロックシステムです。スマホを鍵として使用することができ、メンバーの増加があってもすぐに合鍵を作ることができます。履歴は記録されダウンロード保管することも可能、リモートによる解錠・施錠もできるため、権限を持たない者に一時的に入室してもらうときでもわざわざ駆けつける必要はありません。
料金
導入費用0円＋月額料金7,980円/セット～（1ロック）
※1ドア2ロックの場合は11,980円/セット〜
Webサイト
デイリPULS
特徴
「デイリPULS」は32ゲートまで入退室の管理ができ、さらに監視カメラによるダブルチェックができます。カメラ映像も入退室履歴と合わせて確認することでトラブルへの対策向上が図れます。このほか在室管理や勤怠管理への応用、長期未使用カードの検索など、様々な機能を持っています。許可された人に紛れて入退室することを防止できる機能も搭載されており、セキュリティレベルの高い製品と言えます。
料金
コントロールユニット
BM-EA530：540,000円（メインコントロールユニット）
BM-EA531：390,000円（サブコントロールユニット）
BM-EA590：45,000円（入出力拡張モジュール）
Webサイト
https://www2.panasonic.biz/ls/densetsu/ha/security/acc/deiriplus/
OAre
特徴
「OAre」は、中小規模で利用しやすい入退室管理システムです。警備と連動、スケジュール機能やインターロックなどの特徴を持ちます。カードリーダーはシンプルなデザインと使いやすさを兼ね備えており、ベーシックな入退室管理システムの導入を検討している企業に合っているでしょう。
料金
要お問い合わせ
Webサイト
iDoors
特徴
「iDoors」は、WEB上で入退室確認や異常発生の感知、遠隔管理が可能なクラウド型の入退室管理システムです。そのためユーザー管理や入退室履歴といった基本的な機能に加え遠隔開錠などもできるという特徴を持っています。ユーザーごとに入退室できるドアの制限が設けられることや、認証の有効期限を設けることも可能です。ICカード認証・顔認証・指紋認証・QR認証など、多様な認証方式に対応しています。
料金
要お問い合わせ
Webサイト
TimePro-XG 入室
特徴
「TimePro-XG 入室」は、在室状況のリアルタイム把握など幅広い運用を実現できる入退室管理システムです。出退勤と併用可能なIDカードを鍵代わりにし、１ドアから導入ができるフレキシブルなシステムとなっています。入退室管理以外にも鍵の貸出し管理、車両ゲートの管理、PＣセキュリティシステムとの連動など拡張性も高いです。
料金
要お問い合わせ
Webサイト
https://www.tis.amano.co.jp/product/entering-room/access-control/
