会議室予約システムとは
会議室予約システムは、会議室の予約管理をシステム上で行い、利用状況を把握しやすくするためのツールです。予約状況の把握が十分でないことによる機会損失を防ぎ効率的な会議室の利用を実現します。
会議室予約システムを導入すれば、会議室の稼働率向上、予約やキャンセルのための面倒な手続きを省くことができるでしょう。以下で主な機能や導入あたりどのような点を比較するといいのか、紹介していきます。
会議室予約システムの主な機能
会議室の予約・キャンセル
最も基本的な機能は、会議室の予約やキャンセルを行う機能です。パソコンなど、端末の画面上から簡単な操作をするだけで会議室を確保することができます。同様にキャンセルの手続きもできます。
製品によっては自動キャンセル機能を備えているものもあり、その場合、空予約に対して一定期間を基準にシステム上でキャンセルが行われます。つまり、会議室をとりあえず確保しておいたという状況があっても実際に利用されていない場合にはキャンセルがなされ、会議室の稼働率を上げることができるようになります。
会議室情報の一元管理
予約等に関する情報のほか、会議室の数や広さ、利用者など、様々な情報をシステム上で一元管理できます。クラウドサービスとして展開しているものであれば、端末から会議室予約システムにアクセスすれば、外出先であってもどこでも情報を確認することが可能です。インターネット環境さえあれば予約もできるため、急遽会議室を押さえる必要が出てもすぐに対応することができます。
リアルタイムの利用状況を知らせる
予約・キャンセルのほか、今まさにどの会議室が利用されているのか、誰が使用しているのかをリアルタイムで確認することができ、社員の動きも把握しやすくなります。また予約状況をメールで知らせてくれる製品もあり、通知機能が充実しているシステムを利用すればキャンセルに対し素早く対応しすぐに予約を取ることもできるようになります。
会議室予約システムを導入するメリット
ヒューマンエラーを減らせる
これまでのノートやホワイトボードへの書き込みなど、アナログな方法で会議室の予約管理をしていた場合に比べて、人的なミスを減らせるようになります。システムを導入すれば予約が重複してしまったり予約時間を間違えて記載してしまっていたりしても管理画面上のエラーや通知等によってミスに気が付きやすくなります。
スケジュール調整にかかる時間が減らせる
システムを利用していない場合、会議室を使いたい時間が被ってしまうと当事者らが話し合い、スケジュールを照らし合わせながら調整をしていかなければなりません。これが導入により利用時間および空き時間が一目で分かるようになるため調整が効率的にできるようになります。また、カレンダー機能や社員個々のスケジュールを同じシステム上で管理できるようになっているものであれば、より調整にかかる時間を減らすことができます。
会議室運用が効率化される
情報が一元管理されるためスムーズに会議室の確保ができるようになり、無駄な作業は削減されます。さらにこれまでの利用状況等の情報をデータ分析でき、より回転率を上げるための工夫やキャンセル率を下げるためにどうすればいいのか、改善案が見出しやすくなります。
会議室予約システムを比較するポイント
社員みんなが操作できること
会議室予約システムは、社内の一部の者が扱うツールではありません。多くの社員が日常的に操作することになるため、誰もが簡単に予約などをできそうな製品を選ぶ必要があります。逆に社員がITツールに馴染みのある場合だと、多少複雑さがあってもより高機能な製品を導入することができます。
マルチデバイス対応しているか
実際に会議室を予約するのはどのような場面なのか具体的に想定することが大切です。例えば頻繁に会議室を予約する必要がある場合や、外出先でも即座に予約管理をする必要があれば、柔軟にシステム操作ができる製品を選ばなければなりません。クラウド型でマルチデバイス対応しているものだと社内のパソコン以外からでも予約ができるようになるため非常に便利です。一方でセキュリティ上の問題もあるため、広くアクセスさせる必要性がないのであればこうした機能は必要ないでしょう。
スケジュール管理ツールとの連携
会議室の予約は社員のスケジュールとも密接に関わります。そのため、部屋の管理だけでなく、これに連携したスケジュール管理ができると便利です。すでにスケジュール管理ツールを導入している場合にはそれと連携ができる製品かどうかの確認、またはスケジュール管理ができる機能を搭載した会議室予約システムを選ぶなどして対応するといいでしょう。
おすすめの会議室予約システム
ACALL
特徴
「ACALL」は、会議室の空き状況等の表示など基本的な機能の他、清掃状況の管理やお茶出しのステータスを管理することもできます。会議室にタブレットを置き、会議の開始や終了管理、未使用会議室の自動解放、さらにタイムキーパーとしても機能させることができます。また、GoogleカレンダーやOutlook予定表のアドオン機能で会議室の予約や来訪者への招待QRコードが付いたメールの送付までできるようになります。
料金
Basic：0円
Pro：要お問い合わせ
Unlimited：要お問い合わせ
Webサイト
BRoomHubs
特徴
「BRoomHubs」は、クラウド型会議室予約システムとして、会議室の適正な利用・有効活用により受付業務の効率向上や来訪者へのサービスレベル向上を実現します。会議室の予約と同時に来訪者の登録をすることができ、受付担当者との情報共有を楽にすることができます。また利用料金が利用者数や会議室数に依存せず使用する機能および使用環境で決定するという特徴を持っています。
料金
Entry：月額30,000円
Middle：月額50,000円
High：月額100,000円
Premium：要お問い合わせ
Webサイト
touch-mee
特徴
「touch-mee」は、会議室の利用状況をスマホから簡単に確認でき、シートを張るだけで簡単にスタートできるという特徴を持った会議室予約システムです。NFC付タッチシートは会議室前に張り付け、スマホにアプリをダウンロード、Office365やG Suiteにログインしグループウェアと連携して利用します。他にもICカードをタッチして会議室管理、PCからチェックして管理することなど、環境に合わせた施設利用が可能となります。
料金
一室あたり月額3,500円
※30日間の無料トライアルあり
Webサイト
https://www.touch-mee.net/index.html
Reservation Engine
特徴
「Reservation Engine」は、会議室のほか、様々な業種における予約管理や会員管理、メール管理等が可能なツールです。セキュリティが重視される自治体や官公庁、大学等学校法人などの要求基準を満たす管理体制を備えており、安心して利用することができます。
料金
クラウドタイプ
ライト版：初期費用0円＋月額4,600円
ベーシック版：初期費用50,000円＋月額9,500円
カスタム版：初期費用100,000円＋月額28,500円
エクスパンド版：初期費用100,000円＋月額20,000円
※エクスパンド版はサーバー費用別途必要
オンプレミスタイプ
パッケージ価格1,800,000円＋次年度以降の保守費用年額240,000円
Webサイト
Direct Reserve
特徴
「Direct Reserve」は、多様な業種に対応した予約管理システムで、Webから日時を選んで予約ができるようになります。予約者の予約情報や利用状況等、行動ログを分析し、メニュー開発や集客施策を検討することもできます。リピーター確保のため、会員登録やメルマガ、クーポン機能なども搭載されています。
料金
標準版：初期費用15,000円＋月額3,000円
カスタマイズ版：初期費用70,000円＋月額20,000円～
Webサイト
AirRESERVE
特徴
「AirRESERVE」は、電話予約やネット予約、来店時の次回予約などをクラウドで一元管理できるWeb予約サービスです。サイトやブログに簡単に接続することができ、店舗ごとに発行された予約画面のURLをサイト内にリンク設定するだけで簡単にネット予約ができるようになります。顧客情報や予約履歴などもまとめて管理でき、リピート客に対する接客対応にも有効活用することができます。
料金
フリー：0円
ベーシック：月額5,000円
プレミアム：要お問い合わせ
※ベーシック・プレミアムには初期導入費が発生
Webサイト
Coubic
特徴
「Coubic」は、会議室やセミナーなど様々な予約や管理を行うツールです。予約管理を自動化し顧客管理や決済の業務負担を大幅に削減することができます。またリピーターに対してはメルマガ・DM配信などを行うなどの集客オプションも用意されています。スマホやタブレットがあれば簡単に操作できるようになっており、業種に合わせたテンプレートも用意されているため導入までの準備も必要ありません。
料金
フリープラン：0円
ライトプラン：通常月額料金6,480円
スタンダードプラン：通常月額料金22,980円
プラチナプラン：通常月額料金60,000円
※それぞれ年契約によりディスカウントあり
エンタープライズプラン：要お問い合わせ
Webサイト
ROOMLEAD
特徴
「ROOMLEAD」は、会議室の予約、スケジュール確認などのオペレーションを一元管理し、空予約の防止から会議室の稼働率向上までをサポートするシステムです。自席のPC以外でも利用可能で、外出中にスマホから会議室の予約や利用状況の確認ができるようになります。そのため新たな設備の導入も必要なく、すぐに利用を開始することができます。
料金
※利用料金は会議室単位の月額料金
※詳しくは要お問い合わせ
Webサイト
https://www.utnet.co.jp/meetingroom/roomLead.html
desknet’s NEO
特徴
「desknet’s NEO」は高機能グループウェアで、仕事効率や生産性を向上することができるツールです。顧客満足度5年連続1位の実績を持ち、日本のワークスタイルに合わせた設計や企業の特性に合わせた丁寧なサポートが得られることからも多くのユーザーに利用されています。会議室の予約や、社内情報の集約、各種申請の高速化、文書整理など、豊富な機能が搭載されており、業務に必要なすべてを揃えることができるでしょう。
料金
初期費用0円＋1ユーザーあたり月額400円
※パッケージ版はユーザー数に合わせた初期費用と2年目以降のサポートサービスに対する年額が必要
