経営陣、製造部、営業部、人事部、財務部と見てきましたが、会社の仕事はそれ以外にもたくさんあります。残りの仕事を一手に引き受けているのが総務部です。
製造部と営業部は直接売上にかかわっていますので、このような部門を直接部門と呼びます。それとは対照的に直接売上にかかわらない人事部、財務部、総務部などは間接部門と呼びます。
総務部の仕事は多岐にわたりますので、まさに間接部門の代表です。
総務部の代表的な業務を次に示します。
1．資産管理、備品管理
資産管理は財務部でも行いますが、それは金銭的価値についてのみです。総務で行うのは保管やメンテナンスです。
資産とは呼べない価値の低いものや、事務用品・生活用品などの消耗品についても総務部が面倒を見ます。
2．社内規定の作成と管理
会社では多くの人が働きますので、一定のルールを決めないと秩序が保てません。そのルール作りも総務部の役目です。
会社としての基本的なルールは業務規程にまとめられます。また、社員が働く上で守るべきことは従業員規定または就業規則として定められます。
3．社員健康管理
働いている人の健康管理も総務の仕事です。たとえば、毎年1回の健康診断の実施や、保養施設の確保とスケジューリングなどを行います。また、大企業では社内に医療室が用意されている場合がありますが、その医療室の管理や医療スタッフの手配も総務部の仕事です。
4．社内コミュニケーションの向上
社員相互の交流を図ることも総務部の役目です。それは、コミュニケーションの向上が業務をスムーズにし、作業効率を向上させるからです。
具体的には、運動会や社員旅行といったイベントの企画と実行、社内報の発行などが挙げられます。
5．株主総会
株式会社には、会社に対して出資をしてくれた株主がいます。毎年1回株主の人たちを集めて行うのが定例株主総会です。株主総会では収支報告を行ったり、役員の選任を行ったりします。この株主総会の実施も総務部の仕事です。
これに関連して、株券の発行や株主名簿の管理なども行います。
総務部は多岐に渡る仕事をカバーしているため、社外と広範囲に付き合いがある部署です。そのため、ネット社会においては電子コミュニケーションが重要になります。また、株主名簿や社員名簿などの個人情報も多く取り扱いますので、ECマスターやEC実践担当者が深く関与する部署になってきます。
