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マイナンバー実務の第一人者、影島広泰弁護士に聞く2016年01月11日

マイナンバーQ&A 牛島総合法律事務所 弁護士 影島広泰氏

− マイナンバー制度の運用開始は、事業者にどのように関係するのでしょうか?

影島:税と社会保障に関連して行政機関へ提出する書類に、マイナンバーを記載することを求められるようになります。これにともなって、従業員とその控除対象扶養親族等、取引先(支払調書を提出する取引先)、株主、顧客(金融機関のみ)のマイナンバーを取り扱うことになります。

− 事業主は、従業員のマイナンバーをどのように取得すればよいのでしょうか。

影島:扶養控除等(異動)申告書に記載して提供してもらうのが、最も簡単で確実です。

— 従業員に対してマイナンバーの提供を強制することはできますか。

影島:強制することはできませんが、税と社会保障の書類にマイナンバーを記載することは法的な義務ですので、提供を受けることは重要なことです。

− 従業員からマイナンバーの提供を拒否された場合はどうすればよいですか。

影島:まず「税と社会保障の書類にマイナンバーを記載することは法的な義務である」ことを伝えて提供を求めて下さい。それでもなお提供を受けられない場合には、提供を求めた経緯を記録・保存し、そのうえでマイナンバー欄を空欄にして提出してください。マイナンバー欄が空欄の帳票でも税務署等は受理します。

— 虚偽のマイナンバーや、誤ったマイナンバーの提供を防ぐためにはどうすればよいですか。

影島:マイナンバーの提供を受ける際には「番号確認」と「身元確認」の2つの本人確認作業をすることが義務づけられています。「番号確認」では、個人番号カード、通知カードまたは住民票の写しなどでマイナンバーが間違っていないかを確認する義務がありますので、必ず確認してから受け取るようにしてください。

— 従業員のマイナンバーを取得する際はどのようなことに注意する必要がありますか。

影島:「番号確認」と「身元確認」の2つの本人確認作業を行うことと、情報漏えいがないように注意することが重要です。

— 従業員から取得したマイナンバーの管理について、使用範囲はどのように限られますか。

影島:法令・条例の規定によりマイナンバー付きの書類を行政機関に提出する場面以外では、利用できません。

— 従業員から取得したマイナンバーが流出してしまった場合、事業者はどのような罰則を受けますか。

影島:過失(うっかり)で流出してしまっただけでは罰則はありません。故意に(わざと)名簿業者に提供したような場合には、当該従業員は4年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金又はその両方となります。事業者も200万円以下の罰金を科せられる可能性があります。

— 従業員の家族のマイナンバーについては。

影島:税法上の控除対象配偶者・扶養親族のマイナンバーだけを収集してください。なお扶養控除等(異動)申告書で収集する場合には、控除対象配偶者・扶養親族の本人確認は従業員が行う義務がありますので、事業者としては義務がありません。

— マイナンバー制の導入に関連して、事業者は顧客情報の管理についてどのようなことに注意する必要がありますか。

影島:顧客のマイナンバーは金融機関以外では必要ありません。したがって、顧客のマイナンバーの提供を受けないように注意する必要があります。例えばレンタルビデオ店で身分証明書として個人番号カードの提示を受けた場合、裏面をコピーしてしまうとマイナンバーを取得してしまいますので、表面だけをコピーするように気をつけましょう。また住民票についても、通常はマイナンバーがないものの提供を受けるようにしましょう。

— 関連会社や出向先など、必要に応じて従業員から取得したマイナンバーの情報を譲渡することはできますか。

影島:原則としてできません。マイナンバーを誰かに提供することは禁止されているためです。委託関係にあれば提供できるなどの例外がありますが、複雑な決まりがありますので、専門家に相談していただければと思います。

 

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